Messekontakte im Einklang mit der DSGVO erfassen

Geschäftsführer bei „alivello“ Solutions GmbH
Oliver Edinger ist seit über zehn Jahren im Bereich der mobilen Datenerfassung tätig und ist Geschäftsführender Gesellschafter der „alivello“ Solutions GmbH, einem Lead Management Anbieter aus Ladenburg bei Heidelberg. Das Unternehmen bot im Jahr 2010 als deutschlandweit erster Dienstleister eine mobile Messe Lead Applikation an, die Messekontakte digital über mobile Endgeräte registriert. Bis heute erfasst die SIMLEA Lead App Messeleads sowie Außendienst- und Servicetechniker-Berichte per OCR-Erkennung in bis zu 27 Landessprachen. Im nächsten Schritt exportiert sie die Kontaktdaten entweder als Datei oder überträgt sie über Schnittstellen an die externen Systeme ihrer Kunden – natürlich im Einklang mit der DSGVO.
Oliver Edinger
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Effizienter Datenschutz mithilfe digitaler Leaderfassungs-Lösungen

In der Welt der Messen hat sich im Bereich Datenschutz viel getan – noch vor wenigen Jahren sammelten Aussteller manuell die Visitenkarten ihrer Standbesucher und trugen die personenbezogenen Daten in zentrale Verzeichnisse und Kontaktlisten ein. Heute vereinfachen digitale Leaderfassungssysteme den Ausstellern den Messealltag an allen Ecken und Enden – nicht zuletzt, wenn es darum geht, die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Seit jeher ist den ausstellenden Unternehmen auf Messen daran gelegen, die Kontaktdaten ihrer Standbesucher möglichst effizient zu dokumentieren – und zugleich bestmöglich zu schützen. Bis vor wenigen Jahren geschah dies noch manuell. Doch als die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft trat, brachte sie für die Datenerfassungsprozesse der Aussteller viele Anforderungen mit sich, die die altbewährten handschriftlichen Prozesse zunehmend in Frage stellten.

Leaderfassung auf Messen in Zeiten der DSGVO

Die Besucher eines Messestandes stellen ihre Daten normalerweise freiwillig zur Verfügung. Trotzdem müssen die Aussteller ihre neuen Kontakte – gemäß der DSGVO – beispielsweise darüber informieren, dass sie ihre Daten speichern. Dazu gehört selbstverständlich auch, dass sie ihnen die Möglichkeit geben, der Datenspeicherung zu einem späteren Zeitpunkt zu widersprechen. In diesem Sinne müssen die Aussteller die Datenerhebung anhand der Visitenkarten außerdem direkt am Messestand dokumentieren. Diese Anforderungen bringen für die ausstellenden Unternehmen einen beträchtlichen Mehraufwand mit sich – insbesondere, wenn sie sich dafür entscheiden, die Kontaktdaten weiterhin manuell zu erheben.

DSGVO-Richtlinien mit digitaler Leaderfassung einfach umsetzen

Elektronische Leaderfassungstools speichern die Kontaktdaten der neuen Messeleads dagegen deutlich effizienter. Sobald eine mobile Applikation zur digitalen Leaderfassung die Visitenkarte eines neuen Kontaktes per OCR-Erkennung gescannt hat, erfasst sie die Daten über verschlüsselte https-Verbindungen zuverlässig gemäß der DSGVO-Richtlinien. Die automatisierten Prozesse der App garantieren, dass alle Daten korrekt aufgenommen und – abgesichert durch Backups – gespeichert werden.

Dankes-E-Mails vom Messestand aus verschicken

Sobald die Applikation die Kontaktdaten der neuen Leads per OCR-Erkennung über das Smartphone oder das Tablet erfasst hat, überträgt sie sie verschlüsselt an die internen IT-Systeme des Ausstellers. Dort stehen die Daten DSGVO-konform innerhalb von Sekunden als Export oder via Synchronisation in der API-Schnittstelle bereit. Der Speicherung ihrer Daten können die Standbesucher innerhalb der Applikation mit einer elektronischen Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet zustimmen. Diese Zustimmung ermöglicht es den Ausstellern noch während der Messe aus der App heraus eine Dankes-E-Mail an ihre neuen Kontakte zu verschicken.

AV-Vertrag sichert die Daten der Aussteller

Damit auch die personenbezogenen Daten der auf den Messen ausstellenden Unternehmen geschützt sind, sollte der Leadmanagement-Anbieter mit jedem seiner Kunden einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) abschließen. Dieser regelt, dass sämtliche Daten über sogenannte technisch-organisatorische Maßnahmen wie beispielsweise die Passwortvergabe nach Komplexitätsregeln perfekt geschützt werden. Außerdem sollte der Vertrag vorsehen, dass der Leadmanagement-Anbieter jederzeit ermöglicht, die Daten seiner Kunden zu löschen.

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BrandEx19: Erfahrungswerte einer Auszubildenden zu Ihrer ersten Veranstaltung

Auszubildende VA-Kauffrau bei FAMAB Kommunikationsverband e.V.
Marina Strobel arbeitet seit August 2018 in der Geschäftsstelle des FAMAB e.V. als Auszubildende Veranstaltungs-Kauffrau. Als Mitglied der BrandEx Gruppe FRESH ist sie verantwortlich für die Entwicklung des Branchen-Nachwuchs. Zudem ist sie Teil der Projektgruppe Kommunikation für BrandEx.

Mein erster Kontakt mit der BrandEx bzw. dem International Festival of Brand Experience war am 01. August 2018 – der Tag meiner Einstellung als Auszubildende zur Veranstaltungskauffrau beim FAMAB Kommunikationsverband e.V. . Zu diesem Zeitpunkt wusste ich noch nicht, was genau die BrandEx sein soll und erst recht nicht, was sich vor Ort alles abspielen wird. Dennoch hatte ich schon ein paar Vorstellungen, wie eine solche Veranstaltung aussehen könnte.

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Energy on Track im Deutschen Pavillon Das EXPO-Erlebnis 2017

Referentin für PR & Kommunikation bei insglück Gesellschaft für Markeninszenierung mbH
Urte Peter arbeitet seit 2015 im Bereich der PR & Kommunikation bei der insglück Gesellschaft für Markeninszenierung mbH und kümmert sich zudem um alles rund um das Thema Awards. Zuvor war sie über zehn Jahre bei der BREAD & butter GmbH & Co KG im Bereich Content Management, Corporate-Publishing, Presse- und Online-Redaktion tätig. Zuvor war Urte Peter freiberufliche Onlineredakteurin mit den Schwerpunkten eGovernment, Presse & Öffentlichkeitsarbeit, Online-Redaktion. Ihr Studium der Politik- und Verwaltungswissenschaften schloss sie ihr erfolgreich an der Universität Potsdam ab.
Urte Peter
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Seit dem feierlichen Banddurchschnitt am 10. Juni 2017, 9:30 Uhr Ortszeit, begeistert der Deutsche Pavillon die Besucher auf der EXPO 2017 in Astana, Kasachstan. Unter dem ambitionierten Claim „energy on track“ weist der Deutsche Pavillon klar in eine Richtung – die neue und nachhaltige Energie-Ära „made in Germany“. In einer durchgängigen, inhaltlich starken Geschichte vollzieht sich eine eindrucksvolle Reise durch die Energielandschaft der Zukunft.

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Online-Messen – gibt es die wirklich? oder: Business-Entscheidungen bleiben anstrengend

Geschäftsbereichsleiter Öffentlichkeitsarbeit & Messen Deutschland bei AUMA Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.
Harald Kötter, Diplom-Volkswirt, Jahrgang 1954, ist seit 1980 im AUMA beim Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft tätig, zunächst als Referent im Bereich Inlandsmessen, seit 1989 als Leiter der Öffentlichkeitsarbeit. Seit 2006 ist er als Geschäftsbereichsleiter Öffentlichkeitsarbeit & Messen Deutschland auch verantwortlich für die Beobachtung und Analyse des deutschen Messemarktes. Darüber hinaus ist er Geschäftsführer der Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen (FKM).
Harald Kötter

Der Begriff „Messe“ scheint eine gewaltige Faszination zu haben – und er ist offensichtlich positiv besetzt. Warum sonst gibt es so viele Business-Events, die sich mit mehr oder weniger Berechtigung Messe nennen – von den Hausmessen einzelner Hersteller über Küchenmessen im Möbelhaus bis zu Onlinemessen.

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FAMAB Messestand EuroShop 2014 Beitragsbild

Sind Messen die neuen Zeitungen? Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch

Geschäftsführer bei FAMAB e.V.
Jan Kalbfleisch, Dipl. Wirtsch. Ing., arbeitete – bevor es ihn in die Live-Kommunikation zog – in der Medienbranche sowohl als Unternehmensberater als auch in der Geschäftsleitung von Medienhäusern. Als Geschäftsführer einer Eventagentur setzte er innovative Vortrags- und Weiterbildungsformate in die Tat um. Nebenberuflich dozierte er an der Hochschule der Medien in Stuttgart.
Jan Kalbfleisch
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Messen und (Tages-)Zeitungen haben ein sehr ähnliches Geschäftsmodell. Das mag im ersten Moment etwas überraschen, doch eine etwas übergeordnete Betrachtung schafft Klarheit. Eine Zeitung hat ein, nennen wir es einmal „bilaterales“, Geschäftsmodell. Das bedeutet, die Zeitung hat für das gleiche Produkt zwei unterschiedliche Absatzmärkte und Umsatzströme. Einerseits vermarktet die Zeitung Anzeigen. Wer der Welt (hier ist nicht die Zeitung gemeint) seine Existenz mitteilen möchte und was man so macht, bucht Anzeigenplatz in einer Zeitung. Zumindest bisher, wenn auch in zunehmend geringerem Maße. Darauf wird jedoch noch etwas später eingegangen. Auf der anderen Seite steht der sogenannte Lesermarkt. Das sind die Menschen, die lesen, was die Redakteure schreiben und natürlich sehen, was die Anzeigenkunden zu vermelden haben. Sind Messen die neuen Zeitungen? Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch weiterlesen