Messekontakte im Einklang mit der DSGVO erfassen

Geschäftsführer bei „alivello“ Solutions GmbH
Oliver Edinger ist seit über zehn Jahren im Bereich der mobilen Datenerfassung tätig und ist Geschäftsführender Gesellschafter der „alivello“ Solutions GmbH, einem Lead Management Anbieter aus Ladenburg bei Heidelberg. Das Unternehmen bot im Jahr 2010 als deutschlandweit erster Dienstleister eine mobile Messe Lead Applikation an, die Messekontakte digital über mobile Endgeräte registriert. Bis heute erfasst die SIMLEA Lead App Messeleads sowie Außendienst- und Servicetechniker-Berichte per OCR-Erkennung in bis zu 27 Landessprachen. Im nächsten Schritt exportiert sie die Kontaktdaten entweder als Datei oder überträgt sie über Schnittstellen an die externen Systeme ihrer Kunden – natürlich im Einklang mit der DSGVO.
Oliver Edinger
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Effizienter Datenschutz mithilfe digitaler Leaderfassungs-Lösungen

In der Welt der Messen hat sich im Bereich Datenschutz viel getan – noch vor wenigen Jahren sammelten Aussteller manuell die Visitenkarten ihrer Standbesucher und trugen die personenbezogenen Daten in zentrale Verzeichnisse und Kontaktlisten ein. Heute vereinfachen digitale Leaderfassungssysteme den Ausstellern den Messealltag an allen Ecken und Enden – nicht zuletzt, wenn es darum geht, die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Seit jeher ist den ausstellenden Unternehmen auf Messen daran gelegen, die Kontaktdaten ihrer Standbesucher möglichst effizient zu dokumentieren – und zugleich bestmöglich zu schützen. Bis vor wenigen Jahren geschah dies noch manuell. Doch als die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft trat, brachte sie für die Datenerfassungsprozesse der Aussteller viele Anforderungen mit sich, die die altbewährten handschriftlichen Prozesse zunehmend in Frage stellten.

Leaderfassung auf Messen in Zeiten der DSGVO

Die Besucher eines Messestandes stellen ihre Daten normalerweise freiwillig zur Verfügung. Trotzdem müssen die Aussteller ihre neuen Kontakte – gemäß der DSGVO – beispielsweise darüber informieren, dass sie ihre Daten speichern. Dazu gehört selbstverständlich auch, dass sie ihnen die Möglichkeit geben, der Datenspeicherung zu einem späteren Zeitpunkt zu widersprechen. In diesem Sinne müssen die Aussteller die Datenerhebung anhand der Visitenkarten außerdem direkt am Messestand dokumentieren. Diese Anforderungen bringen für die ausstellenden Unternehmen einen beträchtlichen Mehraufwand mit sich – insbesondere, wenn sie sich dafür entscheiden, die Kontaktdaten weiterhin manuell zu erheben.

DSGVO-Richtlinien mit digitaler Leaderfassung einfach umsetzen

Elektronische Leaderfassungstools speichern die Kontaktdaten der neuen Messeleads dagegen deutlich effizienter. Sobald eine mobile Applikation zur digitalen Leaderfassung die Visitenkarte eines neuen Kontaktes per OCR-Erkennung gescannt hat, erfasst sie die Daten über verschlüsselte https-Verbindungen zuverlässig gemäß der DSGVO-Richtlinien. Die automatisierten Prozesse der App garantieren, dass alle Daten korrekt aufgenommen und – abgesichert durch Backups – gespeichert werden.

Dankes-E-Mails vom Messestand aus verschicken

Sobald die Applikation die Kontaktdaten der neuen Leads per OCR-Erkennung über das Smartphone oder das Tablet erfasst hat, überträgt sie sie verschlüsselt an die internen IT-Systeme des Ausstellers. Dort stehen die Daten DSGVO-konform innerhalb von Sekunden als Export oder via Synchronisation in der API-Schnittstelle bereit. Der Speicherung ihrer Daten können die Standbesucher innerhalb der Applikation mit einer elektronischen Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet zustimmen. Diese Zustimmung ermöglicht es den Ausstellern noch während der Messe aus der App heraus eine Dankes-E-Mail an ihre neuen Kontakte zu verschicken.

AV-Vertrag sichert die Daten der Aussteller

Damit auch die personenbezogenen Daten der auf den Messen ausstellenden Unternehmen geschützt sind, sollte der Leadmanagement-Anbieter mit jedem seiner Kunden einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) abschließen. Dieser regelt, dass sämtliche Daten über sogenannte technisch-organisatorische Maßnahmen wie beispielsweise die Passwortvergabe nach Komplexitätsregeln perfekt geschützt werden. Außerdem sollte der Vertrag vorsehen, dass der Leadmanagement-Anbieter jederzeit ermöglicht, die Daten seiner Kunden zu löschen.

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Kommentar zum Ende der CEBIT

Geschäftsführer bei FAMAB e.V.
Jan Kalbfleisch, Dipl. Wirtsch. Ing., arbeitete – bevor es ihn in die Live-Kommunikation zog – in der Medienbranche sowohl als Unternehmensberater als auch in der Geschäftsleitung von Medienhäusern. Als Geschäftsführer einer Eventagentur setzte er innovative Vortrags- und Weiterbildungsformate in die Tat um. Nebenberuflich dozierte er an der Hochschule der Medien in Stuttgart.
Jan Kalbfleisch
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Stell Dir vor, die CEBIT stirbt, und jeder weiß, warum …

Normalerweise werde ich nicht müde, zu verkünden, dass man in den Massenmedien viel zu wenig und viel zu selten über Messen als Kommunikationsformat lesen kann. Nun, mit der Verkündung des Tods der CEBIT hatte dieser Umstand ein jähes Ende.
Ich zählte nicht weniger als 15 Meldungen in nahezu allen großen Blättern. Gleich nachgeschoben, wurden Kommentare, Analysen und Kritiken von mehr oder mindern informierten Kennern der Szene. Und alle wussten plötzlich, woran es lag, und dass sie das ja schon immer gesagt haben.

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Sie müssen saugen! Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch

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Jan Kalbfleisch
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Ein kluger und erfahrener Aussteller hat mir einmal gesagt, für ihn sei eine Messebeteiligung die temporäre Verlegung des Unternehmenssitzes auf die Messe. Die Gestaltung sowie alle essentiellen Funktionen und Prozesse des Messestands müssen darauf ausgelegt sein. Was für ein schönes und starkes Bild für Messen: Unternehmen ziehen vollständig, aber temporär auf die Messe und präsentieren sich – gemeinsam mit Wettbewerbern – ihrem Markt.

Sie müssen saugen! Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch weiterlesen

FAMAB Messestand EuroShop 2014 Beitragsbild

Sind Messen die neuen Zeitungen? Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch

Geschäftsführer bei FAMAB e.V.
Jan Kalbfleisch, Dipl. Wirtsch. Ing., arbeitete – bevor es ihn in die Live-Kommunikation zog – in der Medienbranche sowohl als Unternehmensberater als auch in der Geschäftsleitung von Medienhäusern. Als Geschäftsführer einer Eventagentur setzte er innovative Vortrags- und Weiterbildungsformate in die Tat um. Nebenberuflich dozierte er an der Hochschule der Medien in Stuttgart.
Jan Kalbfleisch
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Messen und (Tages-)Zeitungen haben ein sehr ähnliches Geschäftsmodell. Das mag im ersten Moment etwas überraschen, doch eine etwas übergeordnete Betrachtung schafft Klarheit. Eine Zeitung hat ein, nennen wir es einmal „bilaterales“, Geschäftsmodell. Das bedeutet, die Zeitung hat für das gleiche Produkt zwei unterschiedliche Absatzmärkte und Umsatzströme. Einerseits vermarktet die Zeitung Anzeigen. Wer der Welt (hier ist nicht die Zeitung gemeint) seine Existenz mitteilen möchte und was man so macht, bucht Anzeigenplatz in einer Zeitung. Zumindest bisher, wenn auch in zunehmend geringerem Maße. Darauf wird jedoch noch etwas später eingegangen. Auf der anderen Seite steht der sogenannte Lesermarkt. Das sind die Menschen, die lesen, was die Redakteure schreiben und natürlich sehen, was die Anzeigenkunden zu vermelden haben. Sind Messen die neuen Zeitungen? Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch weiterlesen

Digitaler Umbruch in der Messebranche Teil 2 der Serie Digital vs. Face-to-Face von Lisa Placa

Senior Content Marketing Strategist, EMEA bei Ungerboeck Software International
Lisa Placa hat Tourismusbetriebswirtschaft mit den Schwerpunkten Marketing und Veranstaltungsmanagement an der Hochschule Heilbronn studiert und ist seit mehreren Jahren mit viel Leidenschaft in der Messe- und Softwarebranche tätig. Seit 2010 arbeitet sie im Marketing bei Ungerboeck Software International. Als Content-Marketing-Expertin hat sie stets ein Ohr am Markt, schreibt über Trends in der Branche und beschäftigt sich mit den täglichen Herausforderungen von Event- und Marketingprofis.
Lisa Placa

In Teil 1 meiner Blog-Serie zum Thema „Digital vs. Face-to-Face“ ging es um die Erwartungen von Messebesuchern im digitalen Zeitalter und die damit verbundenen Herausforderungen für Messe- und Ausstellungsveranstalter. „Keine Angst vor dem digitalen Umbruch“ lautet auch nach wie vor meine Botschaft an Veranstalter von Messen, Ausstellungen und Events.
Digitaler Umbruch in der Messebranche Teil 2 der Serie Digital vs. Face-to-Face von Lisa Placa weiterlesen