Arbeiten Sie schon agil? Die perfekte Projektpräsentation – oder?

Kennen Sie diese Situation? Sie haben einen Kundenauftrag erhalten, inklusive Briefing, Budget und einer Frist, ein Konzept zu erstellen, dass dann kurzfristig umgesetzt werden soll. Voller Elan kreieren Sie ein, nach dem Briefing, perfektes Konzept für eine Umsetzung, die die Ziele des Kunden genau trifft, und die zeitlich und kostenmäßig im Plan liegt. Sie freuen sich auf die Präsentation Ihrer guten Arbeit und kommen eine gute Stunde später ernüchtert aus dem Termin. Ihr Kunde war nicht glücklich.

Innerhalb der Präsentation stellte sich heraus, dass sich Rahmenbedingungen verändert haben, Ihr Konzept passt nun aufgrund kurzfristiger Änderungen (Räumlichkeiten, Scope, Zeitplan etc.) nicht mehr. Sie fahren schnell ins Büro zurück und arbeiten die nächsten zwei Nächte durch. Letztendlich klappt alles irgendwie, und der Kunde findet, dass der Auftrag „ganz in Ordnung“ gelöst ist, aber Begeisterung sieht irgendwie anders aus.

Das Wasserfallmodell und seine Limitationen

Die obige Situation beschreibt das klassische Wasserfallmodell. Mit „Wasserfall“ bezeichnet man Projekte, in denen die einzelnen Phasen abgetrennt und hintereinander, unabhängig von einander abgewickelt werden. Das funktioniert gut, wenn das Ziel von Anfang an ganz klar definiert werden kann und sich daran und dem Umfeld in den einzelnen Projektphasen auch nichts mehr ändern wird.

Das entspricht nicht der Realität Ihres beruflichen Umfelds? Verständlich, denn heute sind Änderungszyklen deutlich kürzer, Hürden entstehen häufig kurzfristig und Planungen sind fast nie unabhängig von weiteren externen Faktoren. Das klassische Modell führt in unsicheren Umfeldern dazu, dass im Laufe des Projekts keine Anpassung der Anforderungen erfolgt und letztendlich stark nachjustiert oder neu geplant werden muss, was zu geringer Kundenzufriedenheit und hohen Kosten führt.

 

Analogue Scrum Board
Analogue Scrum Board

Auftritt: agiles Management

In der Produktentwicklung ist das schon seit Langem erkannt worden. Dort und in der Software-Entwicklung wurden deshalb sogenannte „agile“ Entwicklungsmethoden kreiert. Sie erlauben es, auf Veränderungen und neue Priorisierungen schnell und flexibel zu reagieren. Eine dieser Methoden ist SCRUM.

Der Name „Scrum“ kommt aus der Sportart Rugby, es bezeichnet das organisierte „Gedrängel“ um den Ball. Im Rugby muss das Team sich immer nach dem Teammitglied orientieren, das den Ball hat, und der Ball muss immer in Bewegung bleiben.

Im Businessumfeld bedeutet das, dass in der agilen Methode ein Team immer in Gänze funktionieren und gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hin arbeiten muss. Agile Entwicklungen übertragen Verantwortung an ein eigenverantwortliches, souverän handelndes Team.

In agilen Methoden sind die Arbeitsabschnitte, nach denen Resultate präsentiert werden, kurz und heißen „Sprints“. Wir arbeiten mit zwei-Wochen Sprints, länger als vier Wochen sollte ein Sprint nicht sein. Am Anfang dieser Phase steht immer ein Planungsmeeting, und am Ende eines Sprints gibt es die Review der fertiggestellten User Stories in einem Team, darauf folgt eine Retrospektive. Täglich gibt es morgens Stand-Up Meetings, in denen kurz (!) die Tagesziele besprochen werden.

Viel Absprache?

Schon Winston Churchill hatte hier etwas Wichtiges erkannt: „Plans are of little importance – but planning is essential” – das ständige Abstimmen und Priorisieren gehört zu den Erfolgsrezepten der agilen Arbeit.

Wie agieren agile Teams?

In agilen Teams existieren verschiedene Rollen, für agile Softwareentwicklung (die Projekte, die immer mehr von uns durchführen, sind ja oft technischer Natur).

Bei SCRUM sind dies:

  • der Product Owner
  • Scrum Master
  • Entwickler
  • und Tester.

Offiziell gibt es keine weiteren Rollen. Für mich sind aber die Fachexperten essentiell. Sie sind es, die nah am Kunden sind, sie übersetzen die Bedürfnisse des Business in Mini-Konzepte, die man „User Stories“ nennt. Theoretisch schreibt der Product Owner auch die User Stories. Meiner Erfahrung nach gibt das einem größeren Projekt nicht die notwendige Skalierung, die Fachexperten sollten also, nach Schulung, ebenfalls Teil eines agilen Teams sein.

Was ist SCRUM?

Eine kompakte Einführung in das Thema „SCRUM – Rollen/Organisation und Techniken“ bietet dieses Einstiegsvideo von Hamid Shojaee/ScrumHub:

 

Agile Teams brauchen übrigens Zeit, in den Rhythmus zu gelangen und wirklich effizient zu arbeiten, 1-2 Jahre kann dieser Prozess dauern, bis es wie eine gut geölte Maschine funktioniert.

Und was ist mit dem Management?

Die „Executives“ existieren in der agilen Vorstellung kaum, bzw. idealerweise nur so, dass sie der Arbeit des Teams keine Steine in den Weg legen. Wie es ganz ohne Hierarchiestufen geht, beschreibt ein Artikel über Zappos, dem Paradebeispiel für Holocracy.

Eine erfahrene Führungsposition, die Product Owner und Scrum Master beratend unterstützt und nicht kontrolliert, kann in „jungen“ agilen Organisationen helfen, z.B. durch ein monatliches Projektupdate. Wichtig ist so eine Position dann, wenn im Unternehmen auch noch mit Wasserfall-Projekttechniken oder mit externen Dienstleistern gearbeitet wird und die agile Methodik gegenüber dem Projektmanagement-Office oder dem Controlling immer wieder verteidigt werden muss. Agil passt nämlich nicht in die Standardtemplates.

Ein agiles Team – ein Raum

Damit agile Teams erfolgreich arbeiten können, brauchen sie auch räumliche Voraussetzungen: Sie müssen zusammen, bzw. sehr nah an einander sitzen, und auch wenn sie nicht aus demselben Fachbereich kommen, so müssen sie für die Projektdauer ihren Arbeitsplatz wechseln. Whiteboards und viele, viele Workshop Materialien werden benötigt – die Anschaffung zahlt sich allerdings wirklich aus! Produktive Scrum Teams in Workshops bringen eine tolle Energie ins Unternehmen.

Erfolgsfaktoren:

Agile Methoden können helfen, iterativer und mit andauernder Neuorientierung auch in einem sich schnell ändernden Umfeld Resultate zu erarbeiten, ohne mit zu hohen Kosten in die falsche Richtung zu planen und zu entwickeln. Es passieren einfach weniger Fehler! Weiterhin können Sie mit engagierten Mitarbeitern rechnen, Sie behalten eine bessere Übersicht über Ihr Projekt, und der Fokus auf die Produktqualität ist immer gegeben.

Kann Scrum meine Probleme lösen?

Natürlich kann auch eine agile Projektmethodik nicht Barrieren, wie unrealistische Erwartungen, mangelnde Unterstützung im Leadership oder ineffiziente interne Prozesse, lösen. Weiterhin ist Scrum personalintensiv, erste Effizienzen sieht man tatsächlich in einem Jahr und es ist auch zu erwarten, sich zu Beginn regelmäßig über Budgetabwandlungen abstimmen zu müssen. Ich empfehle stark das Engagieren eines „Agile Coaches“ für das Unternehmen zum Begleiten der ersten agilen Tätigkeiten.

Aber: Die Energie, die agile Projekte und agile Teamstrukturen in ein Unternehmen bringen, ist ansteckend. Sie kann gerade in Umbruchsituationen vermeiden, dass sich Silos bilden, und dass Angst vor Veränderung eintritt. Ganz im Gegenteil, sie schweißt zusammen und wird ein Treiber der neuen Prozesse und Strukturen.

Wie Sie sehen kann dieser Artikel nur einen ganz kleinen Einblick in Erfahrungen mit agiler Arbeit geben. Wer tiefer eintauchen möchte, dem empfehle ich das Lesen weiterer Literatur, z.B. das Buch „Das Scrum Prinzip – Agile Organisationen aufbauen und gestalten“ von Boris Gloger. Gerne tausche ich mich auch mit Ihnen zu Erfahrungen aus.

Mein Fazit der letzten 2 Jahre: Agile Teams zu führen, ist eine echte Leadership-Herausforderung, aber die Dynamik der tollen Zusammenarbeit aller rockt! Ich will mehr! 

Nicola Breyer

Veröffentlicht von

Nicola Breyer

Nicola Breyer leitet seit 18 Jahren die Expansion von Unternehmen in den Branchen Konsumgüter, Medien und Finanzdienstleistungen, entweder durch das Gründen von unternehmenseigenen Start-Ups, neuen Business Units oder dem Aufbau neuer, internationaler Märkte. Sie ist in Berlin geboren, hat aber viele Jahre in England, Irland, Frankreich und der Schweiz gelebt und gearbeitet. Neben ihrer beruflichen Tätigkeit beschäftigt sie sich mit agilen Organisationsformen, dem Führen von agil arbeitenden Teams und führt eine Studie über Digitalierungsoptionen in der Getränkeindustrie durch. Privat bloggt sie auf nicbreyer.com.

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