Wie isst man einen Elefanten? Stück für Stück!

Diesen weisen Rat erteilte mir dereinst mein Lehrmeister. Und bis heute beherzige ich diesen, wann immer ich mich mit sehr großen und sehr komplexen Aufgaben konfrontiert sehe.

International Festival of Brand Experience

Eine der sicher größten Herausforderungen meines bisherigen beruflichen Lebens ist, das erste internationale Festival für Brand Experience, kurz BrandEx, ins Leben zu rufen. Von der Notwendigkeit einer gemeinsamen Plattform für unsere Branche bin ich schon lange überzeugt. Die unüberblickbare Anzahl an kleinen und kleinsten Veranstaltungen, die alle immer lauter rufen müssen, um überhaupt einen Platz in unseren übervollen Kalendern zu finden, erscheint mir kaum sinnvoll, denn sie kosten trotz der eingeschränkten Bedeutung alle viel Kraft. Und als weltweit führende Branche und Markt für – nennen wir es ruhig mal Markenerlebnisse – dürfen wir auch den Mut haben, die Welt zu uns einzuladen, gemeinsam unsere Themen zu verhandeln.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Mit dieser Vision zog ich los und suchte Mitstreiter. Denn die zweite Regel beim Verzehr eines Elefanten ist: suche Dir gute Menschen mit gutem Appetit, idealerweise auf Elefant. Und genau diese Menschen konnte ich finden. Oder besser gesagt, sie fanden sich gegenseitig. Zum einen im Kreis der Initiatoren, die seit einem sehr frühen Zeitpunkt sehr eng und vertrauensvoll an der BrandEx arbeiten. Und natürlich in den vielen Menschen von Agenturen, Messebauunternehmen, Architekten, Kreativen, AV-Dienstleistern, Caterern, Möbel-Vermietern und ohne Übertreibung sicher 100 mehr, die ich hier aus Platzgründen nicht nennen kann. Das Erstaunliche war, dass alle diese Menschen aus völlig unterschiedlichen Leistungsbereichen, teils starke Konkurrenten am Markt, in einem einig waren: Wir wollen die BrandEx und wir sind bereit, uns dafür zu engagieren.

Das liest sich nun allerdings weit harmonischer, als es in Wirklichkeit war. Denn in einem solchen Projekt läuft genau gar nichts, wie es eigentlich laufen sollte. Ehrenamtliche Helfer haben zum Beispiel (nebenbei) noch echte Jobs. Termine für eine Gruppe von mehr als 20 Leuten zu finden, wird da an sich schon zum Projekt. Wir haben daher sehr früh entschieden, die Zusammenarbeit durch ein digitales Kollaborationstool zu unterstützen. Und das war gut. Doch, so sehr wir auch „auf Teufel komm raus“ digital kollaborierten, die guten und wichtigen Diskussionen und Entscheidungen wurden stets auf „echten“ Treffen getroffen. Gut für unsere Branche, könnte man denken.

Führung und Koordination

Die Kunst eines Projektes wie der BrandEx, liegt in der Führung und Koordination. Auch wenn es hier ums Elefantenessen geht, einen Elefantendompteur braucht es dennoch. Und diese Aufgabe ist in ihrer Komplexität und Härte kaum zu unterschätzen. Und bei weitem nicht jeder ist in der Lage zu leisten, was erforderlich ist. Mich zwang diese Erkenntnis, trotz aller Bedenken, denn es gab keinen Nachfolger, den ersten Projektleiter ziehen zu lassen. Eine überaus missliche Situation. Doch, Gott ist eben auch mal mit den Mutigen. Und so hat sich Karin Ruppert, die bisher im Verband für Kommunikation verantwortlich ist, die BrandEx „geschnappt“ und zu dem gemacht, was es heute ist. Sie ist sicher diejenige, die den größten Anteil am Erfolg der BrandEx hat.

Von der kreativen Phase zum konkreten Plan

Eine weitere, wichtige Erkenntnis ist: solche Projekte sind Monster, die fressen und wachsen, wenn man nicht aufpasst, bis der Käfig zu klein ist. Es vergeht bis heute kein Tag, an dem wir nicht noch eine „super Idee“ von irgendwoher bekommen, die ganz dringend noch realisiert werden müsste. Und so sehr es uns manches Mal schmerzt, man muss solche Kinder vieler Väter und Mütter sehr diszipliniert großziehen. Es gab eine kreative Phase, in der wir alle – teils wild – „gesponnen“ haben. Dies wurde geordnet, aufbereitet und in einen Plan gegossen. Und diesen Plan haben wir in Tontafeln geritzt und Moses damit vom Berg herabsteigen lassen. Alles, was nicht direkt auf das eigentliche Ziel einzahlt, muss in der Realisation ziemlich rigoros abgelehnt werden. Damit gewinnt man keine Fans, kann aber Elefanten essen.

Nun befinden wir uns bereits in der letzten Phase der Realisierung und am Anfang der finalen Kommunikationsphase. Die BrandEx ist heute bereits mehr, als wir uns anfangs zugetraut hätten.

Das BrandEx Programm

Über 100 Speaker werden auf 15 Bühnen ihr Wissen zu einem breit aufgestellten Themenfeld präsentieren. Wir werden miteinander sprechen und diskutieren. Neue Freunde kennenlernen und Alte wiederentdecken. Wir werden die besten Arbeiten des letzten Jahres betrachten und die Gewinner gebührend feiern. Und wir werden feiern. Uns, unsere Arbeit, unsere Begegnung und was uns gemeinsam mit der BrandEx gelungen ist.

Und dann beginnt alles von vorne …

Euer
Jan Kalbfleisch

PS: Liebe Veganer, Vegetarier und PETA-Anhänger, es ging in diesem Blogbeitrag nur im übertragenen Sinne darum, einen Elefanten zu essen. Weder bei der Erstellung dieses Blogbeitrags, noch im Rahmen der Vorbereitung der BrandEx wurde auch nur ein Elefant gegessen. Und auch auf der BrandEx wird es keinen Elefanten zu essen geben … kommt selbst und schaut.

Jan Kalbfleisch

Jan Kalbfleisch

Geschäftsführer bei FAMAB e.V.
Jan Kalbfleisch, Dipl. Wirtsch. Ing., arbeitete – bevor es ihn in die Live-Kommunikation zog – in der Medienbranche sowohl als Unternehmensberater als auch in der Geschäftsleitung von Medienhäusern. Als Geschäftsführer einer Eventagentur setzte er innovative Vortrags- und Weiterbildungsformate in die Tat um. Nebenberuflich dozierte er an der Hochschule der Medien in Stuttgart.
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Jan Kalbfleisch, Dipl. Wirtsch. Ing., arbeitete – bevor es ihn in die Live-Kommunikation zog – in der Medienbranche sowohl als Unternehmensberater als auch in der Geschäftsleitung von Medienhäusern. Als Geschäftsführer einer Eventagentur setzte er innovative Vortrags- und Weiterbildungsformate in die Tat um. Nebenberuflich dozierte er an der Hochschule der Medien in Stuttgart.

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