Was macht eine gute Gästebetreuung aus? Besonderheiten im Umgang mit VIPs

 In den letzten Blogbeiträgen stellten wir Ihnen das Protokoll für die Agenturwelt, die wichtigsten Symbole und Rituale sowie die protokollarischen Standards vor, die Ihnen als Agentur bei der Organisation von Firmenevents hilfreich sein können. Ist die Planung abgeschlossen und alles vorbereitet, kann der Festtag kommen.
Doch worauf kommt es bei der richtigen Gästebetreuung an – und besonders im Umgang mit VIPs? Dieser Frage widmen wir uns in diesem Beitrag und zeigen, wie hilfreich es ist, das offizielle Protokoll auch in diesem Fall zu kennen und allen Beteiligten ihre Bedeutung bei der Durchführung einer Veranstaltung aufzuzeigen.

Alle Mitwirkenden sind Gastgeber!

Sie planen einen Firmenevent, Kongress, eine Messe oder ein anderes Festformat? Sie agieren dabei im Namen Ihres Kunden? Dann haben Sie als Agentur und Dienstleister gleich mehrere Rollen! Denn neben Ihrer organisierenden Tätigkeit sind Sie auch „Mit-Gastgeber“. Ihr persönliches Auftreten ist dabei von großer Bedeutung – und das gilt nicht nur für Sie, sondern für alle Beteiligten: Mitarbeiter, Künstler, Moderatoren, Techniker, Servicekräfte, Fotografen etc..

Das gemeinsame Ziel ist, dass der Event ein Erfolg ist und die Gäste sich wohlfühlen. Daher gehört die Gäste-Betreuung zu den wichtigsten Aufgaben der Gastgeber. Sie sind Ansprechpartner für alle Anliegen und bewahren gleichzeitig den Überblick über den Gesamtablauf der Veranstaltung.

Und am Ende ist der Erfolg einer Veranstaltung immer ein Team-Erfolg aller Beteiligten!

Der wertschätzende Gästeempfang

Haben Sie Prominente aus Politik und Wirtschaft eingeladen? Oder andere Ehrengäste, die mit dem Anlass in enger Verbindung stehen? So beginnt der richtige Gästeempfang schon vor der Tür.

VIP-Anreise

Reist Ihr VIP-Gast mit dem eigenen Wagen an, reservieren Sie idealerweise für ihn eine Parkmöglichkeit in Eingangsnähe des Veranstaltungsortes. Sollte er mit Fahrer oder auch Sicherheitspersonal kommen, ist es ein Zeichen von Wertschätzung, wenn Sie für seine Begleitung einen Aufenthaltsraum mit Bewirtung organisieren.

Begrüßung und Vorstellung der Gäste

Eine wertschätzende Geste ist es ebenso, die Gäste an der Tür oder im Eingangsbereich zu den Festräumen zu empfangen.

Hinweis: Achten Sie bei der Begrüßung der Gäste auf die protokollarisch korrekten Anredemodalitäten und darauf, dass zwischen der Begrüßung von VIPs und der von „normalen Gästen“ keine allzu großen Unterschiede bestehen. Denn jeder Gast hat Ihre Aufmerksamkeit und Wertschätzung verdient.

Stellen Sie die Gäste einander vor und erwähnen Sie mögliche Zusatzinformationen, die helfen, dass diese leichter ins Gespräch kommen. Dann können Sie sich weiteren Begrüßungen zuwenden. Wenn mehrere Gäste auf einmal eintreffen und Sie sich den Hinzukommenden nicht gleich widmen können, sollten genügend andere Mit-Gastgeber da sein, die die Gäste in Empfang nehmen.

Die korrekte Gäste-Platzierung

Die Harmonie in der Stimmung einer Gesellschaft hängt wesentlich von der Platzierung der Gäste ab. Hier kann es je nach Anlass und Raumsituation unterschiedliche Varianten geben, wie eine Reihenbestuhlung, runde Galatische, eckige Tafeln oder eine Kombination aus verschiedenen Varianten. Ermöglicht die Platzierung anregende Gespräche der Gäste untereinander und vermittelt sie gleichzeitig jedem Einzelnen das Gefühl, seinem Status und Rang nach richtig eingeordnet zu sein, haben Sie bei der Organisation alles richtig gemacht.

Fehler bei der protokollarischen Einstufung der Gäste können große Verstimmungen auslösen. Denn wenn Sie einen Gast unter seinem gesellschaftlichen Status einordnen, bedeutet das für ihn eine Herabsetzung – und in dieser Hinsicht versteht kaum jemand Spaß. Ordnen Sie ihn über seinem Rang und Status ein, verprellen Sie damit möglicherweise andere Gäste. Daher ist es von großem Vorteil, die protokollarische Rangfolge Ihrer Gäste zu kennen.

Hinweis: In den nächsten Blogbeiträgen gehen wir näher auf die Rangfolgen im Protokoll ein.

Eine gute Atmosphäre während der Veranstaltung

Für die Atmosphäre der Veranstaltung sind Ihre eigenen Umgangsformen, Ihre Empathie und Ihre persönlichen Wertvorstellungen von elementarer Bedeutung. Dazu zählen auch Ihr Humor und eine positive innere Haltung.

Seien Sie authentisch, natürlich im Umgang mit den Anwesenden und achten Sie auf Höflichkeit, Respekt und Wertschätzung – auch in schwierigen Situationen.

Smalltalk und Programmgestaltung

Mit einem gut geführten Smalltalk stellen Sie jederzeit einen positiven Kontakt mit Ihren Gästen her. Bereiten Sie sich schon im Vorfeld auf die Themen vor, die Ihre Gäste verbinden, und vereinfachen Sie auf diese Weise die weitere Gesprächsführung zwischen den Eingeladenen.

Bei der Programmgestaltung ist es wichtig, dass sie dem Anlass, dem Ziel und dem Rahmen des Events angemessen ist. Oft gilt „Weniger ist mehr“, denn die Inhalte sollten nicht langatmig, sondern abwechslungsreich, unterhaltsam und kurzweilig sein.

Die Verabschiedung der Gäste

Der letzte Eindruck bleibt! Begleiten Sie Ihre Gäste zur Verabschiedung wieder in den Eingangsbereich. Reichen Sie ihnen die Garderobe, die Schirme und alles andere, was sie beim Empfang abgelegt haben. Und wenn es Ihnen möglich und der Weg kurz ist, ist es eine wertschätzende Geste – besonders im Umgang mit Ihren VIP-Gästen – wenn Sie diese nicht nur bis zur Tür, sondern bis zu ihrem Auto begleiten.

Wie schon beim Empfang gilt auch hier, dass Sie jedem einzelnen Gast die gleiche Wertschätzung und Aufmerksamkeit schenken und sich bei allen für ihr Kommen bedanken sollten.

Das Besondere beim Umgang mit VIPs ist für Horst Arnold:

„Die Prominenten, die Reichen und Schönen, die täglich im Fernsehen Erwähnten sind das „Salz in der Suppe“ jeder größeren Veranstaltung. Sie sind die Glanzlichter, die dafür sorgen, dass die Medien von dem Ereignis berichten. Und auch viele Gäste freuen sich darüber, mit den VIPs dabei in Kontakt zu kommen.

Selbstverständlich erwarten die VIPs, dass sie vom Veranstalter aufmerksam und fürsorglich betreut werden. Dazu gehört die rechtzeitige, korrekte Einladung mit der Begründung, warum man gerade auf diesen Gast besonderen Wert legt. Dann natürlich die freundliche Abholung und gute Unterbringung, eine der Würde des Gastes angemessene öffentliche Begrüßung und Platzierung bei der Veranstaltung und die Verabschiedung mit persönlicher Zuwendung.

Aber ganz wichtig für den Prominenten ist auch der Kontakt mit den anderen Gästen, dem Wähler, dem Fan, dem „normalen“ Bürger. Nur in diesen Begegnungen kann er sein Ansehen festigen und seine Popularität testen.

Sorgen Sie als Veranstalter dafür, dass sich nicht nur die Prominenten sondern alle Gäste aufmerksam betreut fühlen und dass dies zwar gut organisiert aber entspannt und ohne Hektik geschieht. Persönliche Ansprachen durch freundliche und gut geschulte Mitarbeiter beschleunigen die Abläufe und stimmen alle wohlwollend ein.

Von zufriedenen Gästen bekommen Sie dann ein positives Echo, auf das Sie auch bei künftigen Anlässen und in schwierigen Situationen wieder vertrauen können.“


Horst Arnold

Horst Arnold arbeitete von 1965 bis 2001 im Bundespräsidialamt für insgesamt sieben Bundespräsidenten, davon die letzten 27 Jahre als Protokollchef. Er war in dieser Zeit für die Organisation und protokollarische Betreuung aller Begegnungen der Bundespräsidenten mit Menschen in Deutschland zuständig. Deshalb hat er große Erfahrung in der Vorbereitung und Durchführung von Reisen und Veranstaltungen und im Umgang mit hochgestellten Persönlichkeiten.

Heute berät er Studenten und Wirtschaftsführer in modernen Umgangsformen und beim Veranstaltungsmanagement und hält Vorträge vor interessierten Gesellschaftskreisen.

Er ist Gutachter beim „VNR-Verlag für die Deutsche Wirtschaft“, Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und im „Arbeitskreis Umgangsformen International“.

 

Silke Freudenberg

Silke Freudenberg

Silke Freudenberg ist zertifizierte Protokoll-Managerin und seit über 15 Jahren in den Bereichen Eventmanagement, Protokoll, Etikette und moderne Umgangsformen tätig. Sie unterstützt bundesweit Firmen und Institutionen bei ihren hochkarätigen Veranstaltungen. Darüber hinaus hält sie Seminare und Vorträge. Sie ist Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und Dozentin der Protokoll-Akademie der DAA Hannover (https://daa-hannover.de/protokoll/).
Diese ist bundesweit die erste und einzige Fortbildungseinrichtung, die das Wissen über die professionelle Organisation von Veranstaltungen und offiziellen Begegnungen mit dem Wissen über nationale und internationale protokollarische Gepflogenheiten und Umgangsformen verbindet und vermittelt.
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Silke Freudenberg

Silke Freudenberg ist zertifizierte Protokoll-Managerin und seit über 15 Jahren in den Bereichen Eventmanagement, Protokoll, Etikette und moderne Umgangsformen tätig. Sie unterstützt bundesweit Firmen und Institutionen bei ihren hochkarätigen Veranstaltungen. Darüber hinaus hält sie Seminare und Vorträge. Sie ist Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und Dozentin der Protokoll-Akademie der DAA Hannover (https://daa-hannover.de/protokoll/). Diese ist bundesweit die erste und einzige Fortbildungseinrichtung, die das Wissen über die professionelle Organisation von Veranstaltungen und offiziellen Begegnungen mit dem Wissen über nationale und internationale protokollarische Gepflogenheiten und Umgangsformen verbindet und vermittelt.

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