Das Protokoll und die Welt der Agenturen Was versteht man unter Protokoll und welchen Mehrwert hat es für Agenturen?

Silke Freudenberg

Silke Freudenberg

Silke Freudenberg ist zertifizierte Protokoll-Managerin und seit über 15 Jahren in den Bereichen Eventmanagement, Protokoll, Etikette und moderne Umgangsformen tätig. Sie unterstützt bundesweit Firmen und Institutionen bei ihren hochkarätigen Veranstaltungen. Darüber hinaus hält sie Seminare und Vorträge. Sie ist Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und Dozentin der Protokoll-Akademie der DAA Hannover (https://daa-hannover.de/protokoll/).
Diese ist bundesweit die erste und einzige Fortbildungseinrichtung, die das Wissen über die professionelle Organisation von Veranstaltungen und offiziellen Begegnungen mit dem Wissen über nationale und internationale protokollarische Gepflogenheiten und Umgangsformen verbindet und vermittelt.
Silke Freudenberg

Protokoll ist eine Chance für Sie als Agentur! Nutzen Sie das Wissen über protokollarische Abläufe und Besonderheiten bei hochrangigen Events als Alleinstellungsmerkmal. Berücksichtigen Sie es in Ihrem Angebot als spezielles Modul. Es kann Ihnen entscheidende Vorteile bei einem Pitch und der damit verbundenen Agenturauswahl durch den Kunden bringen.

Sie kennen das aus Ihrem täglichen Agenturleben: Nach einer erfolgreichen Eventakquise folgen Detailplanungen, die Koordination von Terminen, Ablaufplänen, Schnittstellen und das Teilnehmermanagement. Auf diese Weise garantieren Sie einen reibungslosen Veranstaltungsablauf – und damit die Zufriedenheit ihrer Kunden.

Hochkarätige Veranstaltungen erfordern Spezialwissen

Bei hochkarätigen Veranstaltungen jedoch – wie Festakten, Firmenjubiläen, großen Foren oder Zusammentreffen von Vertretern aus Wirtschaft und Politik – kommen oft zusätzliche, sensible und protokollarische Themen hinzu. Verletzte Empfindlichkeiten haben schon manchen Gast nachhaltig verärgert oder gar zur Beendigung einer Geschäftsbeziehung geführt. Das kann eine inkorrekte Anrede, eine unangemessene Betreuung oder ein falsches Placement sein. Solche Fälle passieren immer wieder – in Wirtschaft, Politik, Gesellschaft oder Kultur.

Hier ist Spezialwissen gefragt! Das Protokoll beschreibt die offiziellen Regeln im dienstlichen und geschäftlichen Umgang. Wer begrüßt wen an welcher Stelle, wie sind die Rangfolgen bei der Gästeliste, wie ist eine korrekte Anrede oder Sitzordnung… diese und viele weitere Fragen lassen sich im Protokoll erlernen.

Wertschätzende Atmosphäre vs. Fettnäpfchen

Ziel ist, Fehler der Akteure bei offiziellen Begegnungen zu verhindern und das Risiko für Fettnäpfchen gegen Null zu fahren. Dabei geht es auch um den Schutz der Personen in ihrer Rolle und hierarchischen Stellung. Durch die protokollarischen Regeln und das korrekte Handeln entsteht eine vertrauensvolle, souveräne und wertschätzende Atmosphäre. Manchmal werden das Protokoll und die sogenannte Business-Etikette miteinander vermischt. Klar ist jedoch: Das Protokoll kümmert sich um den Rahmen und Ablauf einer Veranstaltung … nicht aber um die Umgangsformen oder Tischmanieren der einzelnen Gäste oder Gastgeber!

Wer begrüßt wen an welcher Stelle? Das Protokoll gibt Antworten.

Nutzen Sie diese Chance!

Meiner Meinung nach ist das Protokoll-Wissen ein absoluter Mehrwert für Agenturen. Ganz besonders im Event- und Catering-Bereich. Bei hochkarätigen Veranstaltungen können Sie sich ausgebildete und erfahrene Protokollmanager an Ihre Seite holen. Oder Sie nutzen die Chance, in Ihrer Agentur das entsprechende Knowhow langfristig aufzubauen und sich so ein besonderes Herausstellungsmerkmal gegenüber der Konkurrenz anzueignen.

Mit Protokoll-Wissen erreichen Sie eine Win-Win-Situation für alle Seiten: Einerseits unterstützen Sie Ihre Kunden bei deren professionellen Auftritten, geben ihnen Sicherheit und Souveränität. Andererseits haben Sie als Agentur den Vorteil, dieses Spezialwissen als weiteres Modul in ihrem Leistungskatalog aufzunehmen – mit den entsprechenden zusätzlichen Angebotsmöglichkeiten.

Nur wenige Agenturen kennen sich bislang damit aus

Meine langjährige Erfahrung im Eventbereich zeigt, dass bisher nur wenige Agenturen die Bedeutung protokollarischen Wissens für sich erkannt haben. Diejenigen aber, die das Wissen nutzen, schreiben dem Protokoll eine positive Bedeutung für ihre Kundenbeziehungen und ihr Geschäft nach.

Inhalte der Blogserie „Protokoll“

Überzeugt davon, dass das Protokoll für Sie als Agentur einen gewinnbringenden Mehrwert darstellt, haben wir diese Blogserie ins Leben gerufen. Schon heute geben wir Ihnen einen Vorgeschmack auf einige der Themen, die wir Ihnen in den nächsten Monaten vorstellen werden:

  1. Gestaltung des Ablaufs nach protokollarischen Kriterien
  2. Symbole und Rituale im Protokoll
  3. Erstellung von Rangfolgen in der Gästeliste
  4. Protokollarisch korrekte Begrüßungsformen, Anreden und Anschriften
  5. Placement (Tisch- und Sitzordnungen) nach protokollarischen Standards
  6. Die richtige Platzierung bei offiziellen Fotos

Im Rahmen meiner Tätigkeit im Protokoll-Bereich durfte ich viele Experten kennenlernen, deren Statements ich in die Blogserie einbinden werde. Ein wichtiger Kooperationspartner und eine Kapazität im Bereich des Protokolls ist Alexander Freiherr von Fircks.

Alexander Freiherr von Fircks  gründete 2005 die Protokoll-Akademie in Hannover gemeinsam mit der Deutschen Angestellten-Akademie (DAA). Davor war er über zehn Jahre Leiter des Protokolls Inland bei der Bundesregierung, bevor er zum Protokollchef der Weltausstellung EXPO 2000 berufen wurde. Er ist Gründungsmitglied des Deutschen Knigge-Rats sowie Mitglied im Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI).

Zum Protokoll und der Welt der Agenturen sagt Herr von Fircks:

„Die Ansprüche an Form und Inhalt von Events sind extrem gewachsen. Kein Wunder: Geschäftlich hängt viel vom Ablauf einer Veranstaltung ab, manchmal alles – Akzeptanz oder Ablehnung, Durchbruch oder Absturz, Erfolg oder Misserfolg.
Hochkarätige Veranstaltungen verlangen organisatorische und protokollarische Kenntnisse und Fähigkeiten auf hohem professionellem Niveau. Eine hilfreiche Partnerschaft ist hier: Protokoll und Event-Agentur. Protokoller können bei umfangreichen Events mit Knowhow unterstützen. Oder die Agentur ergänzt ihr Wissen über protokollarische Regeln und Rituale und bietet sozusagen „alles aus einer Hand“.“

FAMAB NEW TALENT AWARD 2017 5 Fragen an Freddy Justen

FAMAB-Redaktion

Blog-Redaktion bei FAMAB e.V.
Wir freuen uns auf spannende Berichte, hilfreiche Kommentare, kollegialen Austausch und nicht zuletzt hitzige Debatten.

Am 30. Mai zeichnet der FAMAB NEW TALENT AWARD zum 5. Mal die besten Nachwuchstalente der Branche aus. In einem mehrstufigen Wettbewerb batteln sich die Teilnehmer in den Bereichen ARCHITECTURE und EVENT ins Finale und versuchen, die hochkarätige Jury und das Publikum von ihren Ideen zu überzeugen. Dieses Jahr als Jurymitglied dabei – Freddy Justen, Mitbegründer und Geschäftsführer der D’art Design Gruppe in Neuss.

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Die CSR-Richtlinie ist da! Sie betrifft alle – auf unterschiedliche Weise

Jürgen May

Jürgen May

Geschäftsführer bei 2bdifferent
Jürgen May ist Experte für Nachhaltigkeit in der Event-, Messe- und Meetingbranche. Auf Grundlage der Qualifikationen gemäß ISO 14001 und EMAS sowie als ausgebildeter Auditor für nachhaltiges Eventmanagement nach ISO 20121 berät er im Event- und Sporteventbusiness tätige Unternehmen und Verbände zur Entwicklung nachhaltiger und klimafreundlicher Geschäftsstrategien.
Mit seiner Agentur 2bdifferent ist er darauf ausgerichtet, Unternehmen der Veranstaltungswirtschaft jeder Größe und Rechtsform so qualifiziert zu beraten, dass bei einer Nachhaltigkeitsprüfung durch Auftraggeber ein positiver Prüfungsverlauf zur 100% gewährleistet werden kann.
Als Inhaltsgeber und Referent entwickelte er für das GCB German Convention Bureau das aktuelle Aus- und Weiterbildungskonzept „Weiterbildung zum Nachhaltigkeitsberater 2.0 für die Veranstaltungsbranche“, welches von der Deutschen UNESCO-Kommission als Projekt der UN-Dekade „Bildung für nachhaltige Entwicklung“ ausgezeichnet wurde.
Damit Veranstalter und Eventdienstleister wertvolle Hinweise erhalten, um die Barrierefreiheit ihrer Veranstaltung einzuplanen, hat er für das GCB zudem den 30-seitigen Inklusionskompass „Inklusive Tagungen und Kongresse“ verfasst.
Im FAMAB Kommunikationsverband e.V. ist er als Sprecher der Projektgruppe Nachhaltigkeit mit für den weiteren Ausbau der Zertifizierung “Sustainable Company powered by FAMAB” zuständig.
Jürgen May

„Nachhaltigkeit entwickelt sich von einer „Nice-to-have“-Option zu einem harten „Must-have“-Standard!“ waren die Eröffnungsworte beim FAMAB-Sustainability Summit 2017 von Jörn Huber, dem Vorstandsvorsitzenden des FAMAB Kommunikationsverband e.V.

Nun ist es Fakt: Das Gesetz zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten wurde am 09.03.2017 im Bundestag beschlossen und am 31. März im Bundesrat offiziell verabschiedet.

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SMMP – Strategisches Meeting Management In 7 Schritten zum effizienten Meeting

Georgina Janvier

Georgina Janvier

Head of Sales and Marketing bei Proske GmbH
Georgina Janvier ist Leiterin der Betrieb und Marketing Abteilungen der Proske GmbH, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum. Frau Janvier ist ausgestattet mit einem BSc (Hons) in Psychologie, einem CIM Digital Media & Branding-Diplom und gerade in der Endphase ihres Executive MBA. Zusätzlich bietet sie mehr als 8 Jahre Erfahrung in der Branche.

Über die Agentur
Proske implementiert nachhaltige, strategische Meeting Management Programme (SMMPs) und bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Kreativität und Logistik. Der Anspruch der Agentur ist es, die Event- und Marketing-Branche zu inspirieren und ihre Veränderung richtungsweisend zu gestalten. Proske hat über 100 Mitarbeiter, ist in über 70 Ländern auf allen Kontinenten tätig und richtet jedes Jahr mehrere hundert Events weltweit aus.

Weitere Infos unter
https://www.instagram.com/proske_gmbh/
https://www.xing.com/companies/proskegmbh
Georgina Janvier

Events und Meetings sind attraktive Wege, persönlich mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu kommen. Doch wie plane ich diese Kostenfresser möglichst effizient? Die Einführung eines strategischen Meeting Management Programms verändert die internen Planungsstrukturen eines Unternehmens teilweise gravierend. Dafür braucht es einen Plan: eine digitale Strategie.

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Ramp-up.me: Barrierefreie Kommunikation Ein Gastbeitrag von Lilian Masuhr

Lilian Masuhr

Lilian Masuhr

Journalistin und Aktivistin bei sozialhelden.de
Lilian Masuhr, Journalistin und Aktivistin aus Berlin, leitet bei der NGO Sozialhelden das Online-Portal Leidmedien.de, das Journalist*innen für die Berichterstattung über Behinderung sensibilisiert und für den Grimme Online Award nominiert war. Sie gibt Medientraining-Workshops für Redaktionen und berät Unternehmen zu inklusiver und barrierefreier Veranstaltungsplanung. Während des Studiums der Kulturwissenschaften und Französischen Philologie an der Universität Potsdam war sie Reporterin und Moderatorin bei Fritz, dem Jugendsender vom Rundfunk Berlin-Brandenburg. Heute moderiert sie Podiumsdiskussionen über digitale Kultur und sozialen Journalismus, u.a. für die Berliner Gazette. Im Campaign Boostcamp engagiert sie sich für mehr Empowerment von behinderten Aktivist*innen und Barrierefreiheit im Kampagnensektor. Sie twittert über @lysairvue.
Lilian Masuhr

Der Ort, das Datum und die Redner*innen für Ihr Event stehen fest, nun möchten Sie, dass zahlreich Gäste erscheinen. Doch manche Gäste werden Ihren Events immer fernbleiben, da Kommunikationsbarrieren sie daran hindern. Wie Sie Ihr Event für mehr Menschen zugänglicher gestalten, verraten im folgenden Text die Macher*innen des Projekts Ramp-Up.me der Sozialhelden.

 

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Warum brauchen wir eigentlich das R.I.F.E.L.? Ein Institut von der Branche für die Branche

Reinhard Pommerel

Reinhard Pommerel

Geschäftsführender Gesellschafter von POMMEREL Live-Marketing bei POMMEREL Live-Marketing
Die Agentur hat sich neben strategischer Marketing-Beratung auf Live-Marketing sowie Public Relations spezialisiert und entwickelt für ihre Kunden Strategien zur emotionalen Markenführung. Pommerel ist außerdem Sprecher der Projektgruppe für Währung und Research beim FAMAB e.V.
Reinhard Pommerel

Wie kann man die Werbewirkung von Live-Kommunikation messen? Und wie lässt sich daraus eine anerkannte Währung entwickeln?
Solche Fragen haben mich dazu bewogen, mich für die Gründung des R.I.F.E.L., dem Research Institute for Exhibition and Live-Communication, stark zu machen.

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Social Media Apps

Social Media in der Messe- und Eventbranche Auslagern oder selber machen?

Mareike Faschinka

Mareike Faschinka

Online Redakteurin bei media by nature
Mareike Faschinka ist Online-Redakteurin bei der Social Media Agentur media by nature in Hamburg. Nach einigen Jahren im Ausland hat es sie wieder zurück in die Hansestadt verschlagen. Dort schreibt sie nun vorzugsweise über diverse Themen aus ihrem Fachgebiet Social Media.
Mareike Faschinka

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Viele Unternehmen vertrauen bei ihren Social Media-Aktivitäten auf externe Agenturen. Weshalb? Arbeits- und Zeitaufwand verringern sich und ganz nebenbei werden die sozialen Medien von einem Experten betreut, der viel Know-how in diesem Bereich mitbringt. Das ist vielversprechend für den Geschäftserfolg. Aber, gilt das auch für Unternehmen im Messe- und Eventbereich? Unbedingt – wenn Ihnen nicht ausreichend eigene kompetente Ressourcen zur Verfügung stehen. Wir zeigen Ihnen, warum.

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Blog-Serie Eigenmarketing: Interne Kommunikation Stärkung des Wir-Gefühls & Potenzial fürs Employer Branding

Tanja Vatterodt

Tanja Vatterodt

Geschäftsführerin bei Amaai
Tanja Vatterodt ist seit fast 15 Jahren sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation zuhause. Die studierte Betriebswirtin mit Digital-Expertise war von 2008 bis Anfang 2016 bei Uniplan tätig, seit 2011 als Head of Corporate Communications. Sie kennt die Messe-, Architektur- und Live-Kommunikations-Branche also seit vielen Jahren. Davor war sie fünf Jahre lang verantwortlich für den Bereich Marketing in einem international tätigen, technologieorientierten Spin-off des Fraunhofer Institutes. 2016 hat sie Amaai, ein Büro für Marketing und Kommunikation, in Düsseldorf gegründet.

Amaai unterstützt Unternehmen, die eigene Wahrnehmung nach innen und nach außen lebendiger, inspirierender, authentischer und persönlicher zu gestalten. Als externe Marketing- und Kommunikationsabteilung ergänzt Amaai temporär oder dauerhaft die Abteilung auf Unternehmensseite.
Tanja Vatterodt

Gelingt es, Werte der Unternehmenskultur authentisch und glaubwürdig zu vermitteln, führt dies zu einer geringen Fluktuationsrate und zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit. Maßnahmen der internen Kommunikation werden dennoch hinsichtlich ihrer Wirkung nach innen und nach außen oft unterschätzt. Dabei ist eine offene und transparente Mitarbeiterkommunikation auf Augenhöhe gerade in kleineren und mittleren Unternehmen oft viel einfacher zu leben als in großen Organisationen.

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Blog-Serie Eigenmarketing: Branding und Positionierung Wenn sich Unternehmensmarken ändern

Tanja Vatterodt

Tanja Vatterodt

Geschäftsführerin bei Amaai
Tanja Vatterodt ist seit fast 15 Jahren sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation zuhause. Die studierte Betriebswirtin mit Digital-Expertise war von 2008 bis Anfang 2016 bei Uniplan tätig, seit 2011 als Head of Corporate Communications. Sie kennt die Messe-, Architektur- und Live-Kommunikations-Branche also seit vielen Jahren. Davor war sie fünf Jahre lang verantwortlich für den Bereich Marketing in einem international tätigen, technologieorientierten Spin-off des Fraunhofer Institutes. 2016 hat sie Amaai, ein Büro für Marketing und Kommunikation, in Düsseldorf gegründet.

Amaai unterstützt Unternehmen, die eigene Wahrnehmung nach innen und nach außen lebendiger, inspirierender, authentischer und persönlicher zu gestalten. Als externe Marketing- und Kommunikationsabteilung ergänzt Amaai temporär oder dauerhaft die Abteilung auf Unternehmensseite.
Tanja Vatterodt

Unternehmen unterliegen heute mehr denn je einem stetigen Wandel. Erweitert sich das eigene Angebotsportfolio oder sollen neue Branchen erschlossen werden, ändern sich auch Kunden und damit deren Ansprache. Manchmal geschehen diese Entwicklungen über Jahre, manchmal auch ganz schnell. Aber immer ziehen diese Prozesse Fragen nach einer geänderten Positionierung nach sich. Wie kann ich neue Stärken und Qualitäten des Unternehmens herausstellen? Wie können potenzielle Kunden neue, eigene Leistungen klar von denen des Wettbewerbs unterscheiden?

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Fachkräfte im Ausland rekrutieren Welche Möglichkeiten gibt es?

Marko Djuric

Marko Djuric

Gründer & Managing Director bei InterVenture Sourcing AG
Marko Djuric ist Gründer & Managing Director der InterVenture Sourcing AG. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in Deutschland, der Schweiz und in Großbritannien gründete er InterVenture mit dem Ziel, professionelles Management und Organisation mit serbischen IT-Talenten zu verbinden, um so nachhaltige Wettbewerbsvorteile für internationale IT Unternehmen zu schaffen.
Marko Djuric

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Der Fachkräftemangel in Deutschland wird in immer mehr Branchen zum ernsthaften Problem, ein gezieltes Recruiting ausländischer Fachkräfte rückt in den Vordergrund. Trotz positiver Erfahrungen im Nearshoring, beispielsweise durch die Verlagerung der Produktion und Unternehmensprozesse nach Osteuropa, denken zu wenige Unternehmen über die Gewinnung von Fachkräften auf diesem Wege nach. Dabei gibt es vielfältige Möglichkeiten, gerade in den Ingenieurs- und IT-Wissenschaften fachkundige Mitarbeiter aus dem nahen Ausland zu gewinnen und für eine Tätigkeit bei deutschen Unternehmen zu begeistern. Die folgenden Möglichkeiten stehen Unternehmen offen, um höchste Fachkompetenz und innovative Ideen in den Betrieb zu bringen.

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