SMMP – Strategisches Meeting Management In 7 Schritten zum effizienten Meeting

Georgina Janvier

Georgina Janvier

Head of Sales and Marketing bei Proske GmbH
Georgina Janvier ist Leiterin der Betrieb und Marketing Abteilungen der Proske GmbH, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum. Frau Janvier ist ausgestattet mit einem BSc (Hons) in Psychologie, einem CIM Digital Media & Branding-Diplom und gerade in der Endphase ihres Executive MBA. Zusätzlich bietet sie mehr als 8 Jahre Erfahrung in der Branche.

Über die Agentur
Proske implementiert nachhaltige, strategische Meeting Management Programme (SMMPs) und bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Kreativität und Logistik. Der Anspruch der Agentur ist es, die Event- und Marketing-Branche zu inspirieren und ihre Veränderung richtungsweisend zu gestalten. Proske hat über 100 Mitarbeiter, ist in über 70 Ländern auf allen Kontinenten tätig und richtet jedes Jahr mehrere hundert Events weltweit aus.

Weitere Infos unter
https://www.instagram.com/proske_gmbh/
https://www.xing.com/companies/proskegmbh
Georgina Janvier

Events und Meetings sind attraktive Wege, persönlich mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu kommen. Doch wie plane ich diese Kostenfresser möglichst effizient? Die Einführung eines strategischen Meeting Management Programms verändert die internen Planungsstrukturen eines Unternehmens teilweise gravierend. Dafür braucht es einen Plan: eine digitale Strategie.

SMMP im Kontext der Digitalisierung

Legen Sie den Bleistift aus der Hand und vertrauen Sie modernen Tools. Wer heute noch mit Zettel und Stift bewaffnet seine Meetings kalkuliert, ist einfach nicht mehr auf der Höhe der Zeit. Lösen Sie sich von alten Strukturen und schaffen Sie Platz für neue und nachhaltige Prozesse. Mit jeder Veranstaltung wird die Kraft eines SMMPs deutlicher. Dieser Prozess kann schon einmal zwei bis drei Jahre in Anspruch nehmen. Doch was ist das Erfolgsgeheimnis? Ein gutes Zusammenspiel zwischen der Event Software, der ausführenden Agentur und dem Unternehmen. Am besten geht es Schritt für Schritt Richtung digitaler Meetingplanung.

Schritt 1: Ziele

Wer seine Erfolge messbar machen möchte, braucht einheitliche Bewertungen. So werden die Zufriedenheit der Teilnehmer und das Erreichen der Key Performance Indikatoren (KPIs) offengelegt. Ein strategisches Management System hat meist folgende fünf Ziele:

  • unternehmensweite Strategie
  • mehr Effizienz und höhere Qualität
  • bessere Transparenz der Meetingkosten
  • standardisierte Prozesse
  • compliant agieren

Schritt 2: Analyse

Das Kostenvolumen aller Meetings eines Unternehmens muss genau erfasst werden. Wie viele Meetings finden im Jahr statt? Wer organisiert diese? Wie viel Kosten werden insgesamt verursacht, inkl. Hotelkosten etc.? Wie viel Meeting-Zulieferer werden genutzt? Zur Sammlung und Analyse der Daten braucht es professionelle Tools, die die Basis eines SMMPs sind.

Schritt 3: Planung

In Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Agentur gilt es nun Ziele festzulegen und einen Plan zu schmieden. Ein entsprechendes Projektmanagement-System hilft die Abläufe zu standardisieren. In Abstimmung mit der Geschäftsführung legen Sie nun den zeitlichen Rahmen fest, in welchem das SMMP Früchte tragen soll. Ziehen alle Abteilungen vom Marketing über den Einkauf bis hin zu den Finanzen an einem Strang, wird das Risiko optimal minimiert.

Schritt 4: Prozess Design

Wer sich innovativer Technologien nicht versperrt, bleibt zukunftsfähig. Doch hinter jedem digitalen System stehen Menschen, die es mit Informationen füttern und ihre Schlüsse aus den Ergebnissen ziehen müssen. Legen Sie genau fest, wer welche Kompetenzen besitzt und wie mit wem zusammenarbeitet.

© Proske GmbH

Schritt 5: Zulieferer

Vergleichen heißt das Zauberwort. Bevor ein Zulieferer den Zuschlag erhält, bringen eine Marktanalyse, persönliche Meetings und konkrete Preisverhandlungen Sie Ihrem Ziel ein Stück näher. So entsteht ein effektives Netzwerk von Zulieferern wie Hotelketten oder Firmenreisebüros.

Schritt 6: Einführung

Jetzt ruft der Praxistest. Raus aus der theoretischen Analyse muss sich das Strategische Management Meeting Programm in der Praxis beweisen. Eine erfolgreiche interne Implementierung braucht die Unterstützung des gesamten Unternehmens und folgt einem vorab genauestens festgelegten Ablaufplan.

Schritt 7: Controlling

Erfolge wollen auch gemessen werden. Anhand der Kontrolle des Programms können Sie vorher festgelegte Ziele und Pläne flexibel an die Realität anpassen. SMMPs sparen messbar Kosten ein, das legen Reportings eindeutig offen. Um durchschnittlich 22% sinken die Kosten von Meetings und Events nach Einführung eines SMMPs.

Was macht ein strategisch geplantes Meeting zum Erfolg?

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein SMMP die besten Ergebnisse hervorbringt, wenn die Kommunikation im Unternehmen stimmt und jeder einzelne Schritt dieses Umstellungsprozesses genug Zeit bekommt. So werden Erfolge messbar. Besonders große und mittelständische Unternehmen möchten wissen, wo ihr Geld hin fließt und was ihnen einen konkreten Mehrwert beschafft. Die Etablierung nachhaltiger Prozesse dank SMMP ist der entscheidende Faktor für eine langfristige Kostensenkung.

Ramp-me.up Foto3_AndiWeiland

Ramp-up.me: Barrierefreie Kommunikation Ein Gastbeitrag von Lilian Masuhr

Lilian Masuhr

Lilian Masuhr

Journalistin und Aktivistin bei sozialhelden.de
Lilian Masuhr, Journalistin und Aktivistin aus Berlin, leitet bei der NGO Sozialhelden das Online-Portal Leidmedien.de, das Journalist*innen für die Berichterstattung über Behinderung sensibilisiert und für den Grimme Online Award nominiert war. Sie gibt Medientraining-Workshops für Redaktionen und berät Unternehmen zu inklusiver und barrierefreier Veranstaltungsplanung. Während des Studiums der Kulturwissenschaften und Französischen Philologie an der Universität Potsdam war sie Reporterin und Moderatorin bei Fritz, dem Jugendsender vom Rundfunk Berlin-Brandenburg. Heute moderiert sie Podiumsdiskussionen über digitale Kultur und sozialen Journalismus, u.a. für die Berliner Gazette. Im Campaign Boostcamp engagiert sie sich für mehr Empowerment von behinderten Aktivist*innen und Barrierefreiheit im Kampagnensektor. Sie twittert über @lysairvue.
Lilian Masuhr

Der Ort, das Datum und die Redner*innen für Ihr Event stehen fest, nun möchten Sie, dass zahlreich Gäste erscheinen. Doch manche Gäste werden Ihren Events immer fernbleiben, da Kommunikationsbarrieren sie daran hindern. Wie Sie Ihr Event für mehr Menschen zugänglicher gestalten, verraten im folgenden Text die Macher*innen des Projekts Ramp-Up.me der Sozialhelden.

 

Ramp-up.me: Barrierefreie Kommunikation Ein Gastbeitrag von Lilian Masuhr weiterlesen

Warum brauchen wir eigentlich das R.I.F.E.L.? Ein Institut von der Branche für die Branche

Reinhard Pommerel

Reinhard Pommerel

Geschäftsführender Gesellschafter von POMMEREL Live-Marketing bei POMMEREL Live-Marketing
Die Agentur hat sich neben strategischer Marketing-Beratung auf Live-Marketing sowie Public Relations spezialisiert und entwickelt für ihre Kunden Strategien zur emotionalen Markenführung. Pommerel ist außerdem Sprecher der Projektgruppe für Währung und Research beim FAMAB e.V.
Reinhard Pommerel

Wie kann man die Werbewirkung von Live-Kommunikation messen? Und wie lässt sich daraus eine anerkannte Währung entwickeln?
Solche Fragen haben mich dazu bewogen, mich für die Gründung des R.I.F.E.L., dem Research Institute for Exhibition and Live-Communication, stark zu machen.

Warum brauchen wir eigentlich das R.I.F.E.L.? Ein Institut von der Branche für die Branche weiterlesen

Social Media Apps

Social Media in der Messe- und Eventbranche Auslagern oder selber machen?

Mareike Faschinka

Mareike Faschinka

Online Redakteurin bei media by nature
Mareike Faschinka ist Online-Redakteurin bei der Social Media Agentur media by nature in Hamburg. Nach einigen Jahren im Ausland hat es sie wieder zurück in die Hansestadt verschlagen. Dort schreibt sie nun vorzugsweise über diverse Themen aus ihrem Fachgebiet Social Media.
Mareike Faschinka

Letzte Artikel von Mareike Faschinka (Alle anzeigen)

Viele Unternehmen vertrauen bei ihren Social Media-Aktivitäten auf externe Agenturen. Weshalb? Arbeits- und Zeitaufwand verringern sich und ganz nebenbei werden die sozialen Medien von einem Experten betreut, der viel Know-how in diesem Bereich mitbringt. Das ist vielversprechend für den Geschäftserfolg. Aber, gilt das auch für Unternehmen im Messe- und Eventbereich? Unbedingt – wenn Ihnen nicht ausreichend eigene kompetente Ressourcen zur Verfügung stehen. Wir zeigen Ihnen, warum.

Social Media in der Messe- und Eventbranche Auslagern oder selber machen? weiterlesen

Blog-Serie Eigenmarketing: Interne Kommunikation Stärkung des Wir-Gefühls & Potenzial fürs Employer Branding

Tanja Vatterodt

Tanja Vatterodt

Geschäftsführerin bei Amaai
Tanja Vatterodt ist seit fast 15 Jahren sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation zuhause. Die studierte Betriebswirtin mit Digital-Expertise war von 2008 bis Anfang 2016 bei Uniplan tätig, seit 2011 als Head of Corporate Communications. Sie kennt die Messe-, Architektur- und Live-Kommunikations-Branche also seit vielen Jahren. Davor war sie fünf Jahre lang verantwortlich für den Bereich Marketing in einem international tätigen, technologieorientierten Spin-off des Fraunhofer Institutes. 2016 hat sie Amaai, ein Büro für Marketing und Kommunikation, in Düsseldorf gegründet.

Amaai unterstützt Unternehmen, die eigene Wahrnehmung nach innen und nach außen lebendiger, inspirierender, authentischer und persönlicher zu gestalten. Als externe Marketing- und Kommunikationsabteilung ergänzt Amaai temporär oder dauerhaft die Abteilung auf Unternehmensseite.
Tanja Vatterodt

Gelingt es, Werte der Unternehmenskultur authentisch und glaubwürdig zu vermitteln, führt dies zu einer geringen Fluktuationsrate und zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit. Maßnahmen der internen Kommunikation werden dennoch hinsichtlich ihrer Wirkung nach innen und nach außen oft unterschätzt. Dabei ist eine offene und transparente Mitarbeiterkommunikation auf Augenhöhe gerade in kleineren und mittleren Unternehmen oft viel einfacher zu leben als in großen Organisationen.

Blog-Serie Eigenmarketing: Interne Kommunikation Stärkung des Wir-Gefühls & Potenzial fürs Employer Branding weiterlesen

Blog-Serie Eigenmarketing: Branding und Positionierung Wenn sich Unternehmensmarken ändern

Tanja Vatterodt

Tanja Vatterodt

Geschäftsführerin bei Amaai
Tanja Vatterodt ist seit fast 15 Jahren sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation zuhause. Die studierte Betriebswirtin mit Digital-Expertise war von 2008 bis Anfang 2016 bei Uniplan tätig, seit 2011 als Head of Corporate Communications. Sie kennt die Messe-, Architektur- und Live-Kommunikations-Branche also seit vielen Jahren. Davor war sie fünf Jahre lang verantwortlich für den Bereich Marketing in einem international tätigen, technologieorientierten Spin-off des Fraunhofer Institutes. 2016 hat sie Amaai, ein Büro für Marketing und Kommunikation, in Düsseldorf gegründet.

Amaai unterstützt Unternehmen, die eigene Wahrnehmung nach innen und nach außen lebendiger, inspirierender, authentischer und persönlicher zu gestalten. Als externe Marketing- und Kommunikationsabteilung ergänzt Amaai temporär oder dauerhaft die Abteilung auf Unternehmensseite.
Tanja Vatterodt

Unternehmen unterliegen heute mehr denn je einem stetigen Wandel. Erweitert sich das eigene Angebotsportfolio oder sollen neue Branchen erschlossen werden, ändern sich auch Kunden und damit deren Ansprache. Manchmal geschehen diese Entwicklungen über Jahre, manchmal auch ganz schnell. Aber immer ziehen diese Prozesse Fragen nach einer geänderten Positionierung nach sich. Wie kann ich neue Stärken und Qualitäten des Unternehmens herausstellen? Wie können potenzielle Kunden neue, eigene Leistungen klar von denen des Wettbewerbs unterscheiden?

Blog-Serie Eigenmarketing: Branding und Positionierung Wenn sich Unternehmensmarken ändern weiterlesen

Fachkräfte im Ausland rekrutieren Welche Möglichkeiten gibt es?

Marko Djuric

Marko Djuric

Gründer & Managing Director bei InterVenture Sourcing AG
Marko Djuric ist Gründer & Managing Director der InterVenture Sourcing AG. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in Deutschland, der Schweiz und in Großbritannien gründete er InterVenture mit dem Ziel, professionelles Management und Organisation mit serbischen IT-Talenten zu verbinden, um so nachhaltige Wettbewerbsvorteile für internationale IT Unternehmen zu schaffen.
Marko Djuric

Letzte Artikel von Marko Djuric (Alle anzeigen)

Der Fachkräftemangel in Deutschland wird in immer mehr Branchen zum ernsthaften Problem, ein gezieltes Recruiting ausländischer Fachkräfte rückt in den Vordergrund. Trotz positiver Erfahrungen im Nearshoring, beispielsweise durch die Verlagerung der Produktion und Unternehmensprozesse nach Osteuropa, denken zu wenige Unternehmen über die Gewinnung von Fachkräften auf diesem Wege nach. Dabei gibt es vielfältige Möglichkeiten, gerade in den Ingenieurs- und IT-Wissenschaften fachkundige Mitarbeiter aus dem nahen Ausland zu gewinnen und für eine Tätigkeit bei deutschen Unternehmen zu begeistern. Die folgenden Möglichkeiten stehen Unternehmen offen, um höchste Fachkompetenz und innovative Ideen in den Betrieb zu bringen.

Fachkräfte im Ausland rekrutieren Welche Möglichkeiten gibt es? weiterlesen

Blog-Serie Eigenmarketing: PR Wie man mit Multiplikatoren in Kontakt bleibt

Tanja Vatterodt

Tanja Vatterodt

Geschäftsführerin bei Amaai
Tanja Vatterodt ist seit fast 15 Jahren sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation zuhause. Die studierte Betriebswirtin mit Digital-Expertise war von 2008 bis Anfang 2016 bei Uniplan tätig, seit 2011 als Head of Corporate Communications. Sie kennt die Messe-, Architektur- und Live-Kommunikations-Branche also seit vielen Jahren. Davor war sie fünf Jahre lang verantwortlich für den Bereich Marketing in einem international tätigen, technologieorientierten Spin-off des Fraunhofer Institutes. 2016 hat sie Amaai, ein Büro für Marketing und Kommunikation, in Düsseldorf gegründet.

Amaai unterstützt Unternehmen, die eigene Wahrnehmung nach innen und nach außen lebendiger, inspirierender, authentischer und persönlicher zu gestalten. Als externe Marketing- und Kommunikationsabteilung ergänzt Amaai temporär oder dauerhaft die Abteilung auf Unternehmensseite.
Tanja Vatterodt

Wer schon einmal für Unternehmen und Agenturen aus den Bereichen Messe, Architektur und Live-Kommunikation Pressearbeit gemacht hat oder dies für sein eigens Unternehmen selbst leistet, weiß wie schwer es mitunter ist, über die Messe- und Eventfachpresse hinaus weitere Medien von einer Veröffentlichung zu überzeugen.

Blog-Serie Eigenmarketing: PR Wie man mit Multiplikatoren in Kontakt bleibt weiterlesen

Blog-Serie Eigenmarketing: Magazine Nicht schon wieder Content Marketing, oder doch?

Tanja Vatterodt

Tanja Vatterodt

Geschäftsführerin bei Amaai
Tanja Vatterodt ist seit fast 15 Jahren sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation zuhause. Die studierte Betriebswirtin mit Digital-Expertise war von 2008 bis Anfang 2016 bei Uniplan tätig, seit 2011 als Head of Corporate Communications. Sie kennt die Messe-, Architektur- und Live-Kommunikations-Branche also seit vielen Jahren. Davor war sie fünf Jahre lang verantwortlich für den Bereich Marketing in einem international tätigen, technologieorientierten Spin-off des Fraunhofer Institutes. 2016 hat sie Amaai, ein Büro für Marketing und Kommunikation, in Düsseldorf gegründet.

Amaai unterstützt Unternehmen, die eigene Wahrnehmung nach innen und nach außen lebendiger, inspirierender, authentischer und persönlicher zu gestalten. Als externe Marketing- und Kommunikationsabteilung ergänzt Amaai temporär oder dauerhaft die Abteilung auf Unternehmensseite.
Tanja Vatterodt

Magazine liest man wieder gern. Wer hätte das gedacht: Irgendwie hält man etwas Gedrucktes auch in digitalen Zeiten noch gerne in den Händen – insbesondere dann, wenn die Inhalte Spaß machen und das Ganze auch noch schön gestaltet ist.

Blog-Serie Eigenmarketing: Magazine Nicht schon wieder Content Marketing, oder doch? weiterlesen

FAMAB Messestand EuroShop 2014 Beitragsbild

Sind Messen die neuen Zeitungen? Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch

Jan Kalbfleisch

Jan Kalbfleisch

Geschäftsführer bei FAMAB e.V.
Jan Kalbfleisch, Dipl. Wirtsch. Ing., arbeitete - bevor es ihn in die Live-Kommunikation zog - in der Medienbranche sowohl als Unternehmensberater als auch in der Geschäftsleitung von Medienhäusern. Als Geschäftsführer einer Eventagentur setzte er innovative Vortrags- und Weiterbildungsformate in die Tat um. Nebenberuflich dozierte er an der Hochschule der Medien in Stuttgart.
Jan Kalbfleisch

Messen und (Tages-)Zeitungen haben ein sehr ähnliches Geschäftsmodell. Das mag im ersten Moment etwas überraschen, doch eine etwas übergeordnete Betrachtung schafft Klarheit. Eine Zeitung hat ein, nennen wir es einmal „bilaterales“, Geschäftsmodell. Das bedeutet, die Zeitung hat für das gleiche Produkt zwei unterschiedliche Absatzmärkte und Umsatzströme. Einerseits vermarktet die Zeitung Anzeigen. Wer der Welt (hier ist nicht die Zeitung gemeint) seine Existenz mitteilen möchte und was man so macht, bucht Anzeigenplatz in einer Zeitung. Zumindest bisher, wenn auch in zunehmend geringerem Maße. Darauf wird jedoch noch etwas später eingegangen. Auf der anderen Seite steht der sogenannte Lesermarkt. Das sind die Menschen, die lesen, was die Redakteure schreiben und natürlich sehen, was die Anzeigenkunden zu vermelden haben. Sind Messen die neuen Zeitungen? Ein Beitrag von Jan Kalbfleisch weiterlesen