SMMP – Strategisches Meeting Management In 7 Schritten zum effizienten Meeting

Events und Meetings sind attraktive Wege, persönlich mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu kommen. Doch wie plane ich diese Kostenfresser möglichst effizient? Die Einführung eines strategischen Meeting Management Programms verändert die internen Planungsstrukturen eines Unternehmens teilweise gravierend. Dafür braucht es einen Plan: eine digitale Strategie.

SMMP im Kontext der Digitalisierung

Legen Sie den Bleistift aus der Hand und vertrauen Sie modernen Tools. Wer heute noch mit Zettel und Stift bewaffnet seine Meetings kalkuliert, ist einfach nicht mehr auf der Höhe der Zeit. Lösen Sie sich von alten Strukturen und schaffen Sie Platz für neue und nachhaltige Prozesse. Mit jeder Veranstaltung wird die Kraft eines SMMPs deutlicher. Dieser Prozess kann schon einmal zwei bis drei Jahre in Anspruch nehmen. Doch was ist das Erfolgsgeheimnis? Ein gutes Zusammenspiel zwischen der Event Software, der ausführenden Agentur und dem Unternehmen. Am besten geht es Schritt für Schritt Richtung digitaler Meetingplanung.

Schritt 1: Ziele

Wer seine Erfolge messbar machen möchte, braucht einheitliche Bewertungen. So werden die Zufriedenheit der Teilnehmer und das Erreichen der Key Performance Indikatoren (KPIs) offengelegt. Ein strategisches Management System hat meist folgende fünf Ziele:

  • unternehmensweite Strategie
  • mehr Effizienz und höhere Qualität
  • bessere Transparenz der Meetingkosten
  • standardisierte Prozesse
  • compliant agieren

Schritt 2: Analyse

Das Kostenvolumen aller Meetings eines Unternehmens muss genau erfasst werden. Wie viele Meetings finden im Jahr statt? Wer organisiert diese? Wie viel Kosten werden insgesamt verursacht, inkl. Hotelkosten etc.? Wie viel Meeting-Zulieferer werden genutzt? Zur Sammlung und Analyse der Daten braucht es professionelle Tools, die die Basis eines SMMPs sind.

Schritt 3: Planung

In Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Agentur gilt es nun Ziele festzulegen und einen Plan zu schmieden. Ein entsprechendes Projektmanagement-System hilft die Abläufe zu standardisieren. In Abstimmung mit der Geschäftsführung legen Sie nun den zeitlichen Rahmen fest, in welchem das SMMP Früchte tragen soll. Ziehen alle Abteilungen vom Marketing über den Einkauf bis hin zu den Finanzen an einem Strang, wird das Risiko optimal minimiert.

Schritt 4: Prozess Design

Wer sich innovativer Technologien nicht versperrt, bleibt zukunftsfähig. Doch hinter jedem digitalen System stehen Menschen, die es mit Informationen füttern und ihre Schlüsse aus den Ergebnissen ziehen müssen. Legen Sie genau fest, wer welche Kompetenzen besitzt und wie mit wem zusammenarbeitet.

© Proske GmbH

Schritt 5: Zulieferer

Vergleichen heißt das Zauberwort. Bevor ein Zulieferer den Zuschlag erhält, bringen eine Marktanalyse, persönliche Meetings und konkrete Preisverhandlungen Sie Ihrem Ziel ein Stück näher. So entsteht ein effektives Netzwerk von Zulieferern wie Hotelketten oder Firmenreisebüros.

Schritt 6: Einführung

Jetzt ruft der Praxistest. Raus aus der theoretischen Analyse muss sich das Strategische Management Meeting Programm in der Praxis beweisen. Eine erfolgreiche interne Implementierung braucht die Unterstützung des gesamten Unternehmens und folgt einem vorab genauestens festgelegten Ablaufplan.

Schritt 7: Controlling

Erfolge wollen auch gemessen werden. Anhand der Kontrolle des Programms können Sie vorher festgelegte Ziele und Pläne flexibel an die Realität anpassen. SMMPs sparen messbar Kosten ein, das legen Reportings eindeutig offen. Um durchschnittlich 22% sinken die Kosten von Meetings und Events nach Einführung eines SMMPs.

Was macht ein strategisch geplantes Meeting zum Erfolg?

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein SMMP die besten Ergebnisse hervorbringt, wenn die Kommunikation im Unternehmen stimmt und jeder einzelne Schritt dieses Umstellungsprozesses genug Zeit bekommt. So werden Erfolge messbar. Besonders große und mittelständische Unternehmen möchten wissen, wo ihr Geld hin fließt und was ihnen einen konkreten Mehrwert beschafft. Die Etablierung nachhaltiger Prozesse dank SMMP ist der entscheidende Faktor für eine langfristige Kostensenkung.

Georgina Janvier

Georgina Janvier

Head of Sales and Marketing bei Proske GmbH
Georgina Janvier ist Leiterin der Betrieb und Marketing Abteilungen der Proske GmbH, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum. Frau Janvier ist ausgestattet mit einem BSc (Hons) in Psychologie, einem CIM Digital Media & Branding-Diplom und gerade in der Endphase ihres Executive MBA. Zusätzlich bietet sie mehr als 8 Jahre Erfahrung in der Branche.

Über die Agentur
Proske implementiert nachhaltige, strategische Meeting Management Programme (SMMPs) und bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Kreativität und Logistik. Der Anspruch der Agentur ist es, die Event- und Marketing-Branche zu inspirieren und ihre Veränderung richtungsweisend zu gestalten. Proske hat über 100 Mitarbeiter, ist in über 70 Ländern auf allen Kontinenten tätig und richtet jedes Jahr mehrere hundert Events weltweit aus.

Weitere Infos unter
https://www.instagram.com/proske_gmbh/
https://www.xing.com/companies/proskegmbh
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Georgina Janvier ist Leiterin der Betrieb und Marketing Abteilungen der Proske GmbH, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum. Frau Janvier ist ausgestattet mit einem BSc (Hons) in Psychologie, einem CIM Digital Media & Branding-Diplom und gerade in der Endphase ihres Executive MBA. Zusätzlich bietet sie mehr als 8 Jahre Erfahrung in der Branche. Über die Agentur Proske implementiert nachhaltige, strategische Meeting Management Programme (SMMPs) und bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Kreativität und Logistik. Der Anspruch der Agentur ist es, die Event- und Marketing-Branche zu inspirieren und ihre Veränderung richtungsweisend zu gestalten. Proske hat über 100 Mitarbeiter, ist in über 70 Ländern auf allen Kontinenten tätig und richtet jedes Jahr mehrere hundert Events weltweit aus. Weitere Infos unter https://www.instagram.com/proske_gmbh/ https://www.xing.com/companies/proskegmbh

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