Problematik der richtigen Location Effektive Eventplanung von Anfahrt bis Abreise

Mit diesen vier Tipps zeigen wir Ihnen was Sie bei der Suche nach der passenden Eventlocation beachten müssen. Die Organisation eines Events ist mit intensiver Arbeit und personeller Kraft verbunden. Einen richtigen Leitfaden oder eine Anleitung, wie man die geeignete Location findet, gibt es so nicht – das muss es auch nicht, denn jedes Event ist einzigartig und hat individuelle Anforderungen an die Location. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten sich Eventplaner trotz alledem an bestimmten Strukturen festhalten. Wir zeigen Ihnen die vier wichtigsten Faktoren, die Ihre Locationsuche beeinflussen und damit die Grundlage für die Locationwahl und den weiteren Organisationsprozess bilden.

1. Die Teilnehmer

Im ersten Schritt sollten sich Veranstalter überlegen, was und vor allem wen man mit seinem Event erreichen möchte. Eine klar definierte Zielgruppe ist dabei essentiell! Entwickeln Sie eine Vision rund um das Event. Was ist der Sinn und Zweck der Veranstaltung? Bevor eine Entscheidung bezüglich der Eventlocation fällt, sollte zunächst ein intensiver Blick auf die Teilnehmer geworfen werden. Folgende Leitfragen dienen dabei als Orientierung: Wie viele Gäste werden erwartet? Woher kommen die eingeladenen Gäste? Zahlt der Veranstalter die Anreise oder werden die Kosten von den Gästen übernommen? Wie werden die Gäste anreisen? Muss die Location in Flughafen- oder Bahnhofsnähe sein? Sollte ein Shuttle eingeführt werden oder müssen Parkplätze vorhanden sein? Bei einem mehrtägigen Event sollten ebenfalls Übernachtungsmöglichkeiten berücksichtigt werden. Das Ziel ist, Ihren Teilnehmern so wenig Aufwand wie möglich zu machen. Lange komplizierte Anreisen sprechen in der Regel gegen die Teilnahme an einem Event und sorgen für Absagen oder No-Shows.

Effektive Eventplanung – gut durchdacht

 

2. Budget und Datum

Bevor Sie sich für eine Location entscheiden, ist es erst einmal sinnvoll, sich genau über das zur Verfügung stehende Budget zu informieren. Überlegen Sie sich genau, welche Kostenstelle die Location einnehmen soll. Je nach Stadt, Lage, Ausstattung und Stil variieren die Location-Mietpreise stark und reichen von einem Euro je Quadratmeter bis hin zu 20 Euro und mehr. Wenn der Fokus des Events aber eher auf kulinarischen Köstlichkeiten oder einer angesagten Band liegen soll, ist es sinnvoller, weniger Geld in die Locationmiete zu investieren. Manchmal reicht es auch, wenn die Location nur einen Rahmen bildet und nicht Hauptakteur ist. Anschließend ist es ratsam, sich intensiv mit dem Datum der Veranstaltung zu beschäftigen. Achten Sie ebenfalls auf Ferien in den verschiedenen Bundesländern, Branchenevents oder Feiertage. Diese Faktoren haben nicht nur Einfluss auf die Teilnehmerquote, sondern auch auf den Preis. Zu bestimmten Stoßzeiten fällt die Locationmiete ggf. höher aus. Nachdem die grundlegenden Voraussetzungen – Budget und Datum – geklärt sind, können Sie näher in die Planung einsteigen.

3. Ort und Lage

Bevor die Entscheidung der Veranstaltungslocation fällt, fällt zunächst die Entscheidung über die Stadt: Die Wahl des Veranstaltungsortes ist dabei genauso wichtig wie die Lage der Location. Wenn eine geeignete, für alle Teilnehmer passende Stadt gewählt wurde, sollte ebenfalls Wert darauf gelegt werden, ob die Location auf für die Lieferanten, Caterer und das Personal gut erreichbar ist. Denken Sie an den Auf- und Abbau der Veranstaltung sowie die Anlieferung und den Aufbau des Caterings oder der Musiker.

4. Infrastruktur und Logistik

Je nach Ablauf und Wahl des Caterings werden unterschiedliche Anforderungen an die Location gestellt. Bevor das Event stattfindet, sollte daher ein genereller Ablaufplan der Veranstaltung erstellt werden.

Im besten Fall wird für jeden organisatorischen Punkt ein fester Ansprechpartner festgelegt. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollte sich dieser vorab schon mit der Infrastruktur und der Logistik in der Location auseinandergesetzt haben. Schon bei der Anreise stellt sich die Frage, wo die Gäste in Empfang genommen werden, ob es einen extra Akkreditierungsbereich oder eine Garderobe geben muss und wie die Gäste ggf. schnell ihre Plätze finden.

Große Locations bieten im Backstage-Bereich viel Raum für Catering, Logistik und das gesamte Organisationsteam (© Jahrhunderthalle Frankfurt // Event Inc)

Darüber hinaus müssen auch die Eventdienstleister und Lieferanten entsprechend koordiniert und gebrieft werden. Abhängig von der Location muss geklärt werden, ob entsprechende Lieferanteneingänge vorhanden sind. Ist ausreichend Platz für das Catering vorhanden oder wird eine extra Cateringküche benötigt? Wird in der Location Starkstrom benötigt oder bestimmte Internetleitungen und W-Lan Hotspots? Sind genügend Abstellräume für Verpackungsmaterial etc. vorhanden und wird ein Backoffice für das Organisationsteam benötigt? Auch für nach dem Event gibt es einige Punkte im Bezug auf die Wahl der Location zu beachten. Wie kann die Abreise aller Gäste optimal erfolgen? Denn auch wenn das Event vorbei ist, kann eine komplizierte Abreise erheblichen Einfluss auf den Gesamteindruck haben. Weiterhin sollten Taxis oder Shuttles für die Abreise bereitgestellt werden.

Kerstin Michels

Kerstin Michels

Head of Business Development bei Locationportal Event Inc GmbH
Seit Gründung im April 2014 arbeitet Kerstin Michels bei Event Inc, dem führenden Portal für Eventlocations. Ihre Karriere bei Event Inc startete Kerstin als Scouting Manager, anschließend übernahm sie die Position als Head of Scouting & Consulting und war somit bis Februar 2016 für das Event Consulting Team sowie für das Sales und Scouting Department tätig. Seit 2016 kümmert sich Kerstin als Head of Business Development um die strategische und innovative Weiterentwicklung des Portals. Vor Event Inc war die Bachelor-Absolventin als Corporate Communications Manager bei der Auctionatea AG tätig.
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Kerstin Michels

Seit Gründung im April 2014 arbeitet Kerstin Michels bei Event Inc, dem führenden Portal für Eventlocations. Ihre Karriere bei Event Inc startete Kerstin als Scouting Manager, anschließend übernahm sie die Position als Head of Scouting & Consulting und war somit bis Februar 2016 für das Event Consulting Team sowie für das Sales und Scouting Department tätig. Seit 2016 kümmert sich Kerstin als Head of Business Development um die strategische und innovative Weiterentwicklung des Portals. Vor Event Inc war die Bachelor-Absolventin als Corporate Communications Manager bei der Auctionatea AG tätig.

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