Moderne Meetingkultur oder das Meeting-Verbot Gastbeitrag von Nicola Breyer

Meetingkultur oder das "neue" MEETEN!

„Time is on my side“ sangen die Rolling Stones in 1964. Es freut mich für Mick Jagger & Co., dass die Herren so einen entspannten Lebensstil haben. Leider geht mir das selbst nicht so, und ich bin mir sicher, dass auch bei Ihnen die freien Zeiten im Kalender recht knapp bemessen sind. Daher mein Beitrag zur modernen Meetingkultur.

Nichts-Schaffen durch Meetings

Bestimmt kennen Sie sie auch, diese Tage, an denen man früh schon viel geschafft hat, sich gerade auf ein Thema konzentrieren konnte, und dann kommt die Erinnerung des elektronischen Kalenders, dass in 15 Minuten der erste Termin beginnt. Danach reihen sich die Termine an einander, bis in den frühen Abend hinein. Eine Bekannte sagte neulich zu mir: „Am Ende so eines Tages habe ich immer das Gefühl, gar nichts geschafft zu haben, und dann habe ich ein richtig schlechtes Gewissen“. Das ist erschreckend, finde ich, aber ich kann ihre Gedanken nachvollziehen.

Kreativer Storytelling Workshop. Foto: Simone Naumann FotografieKreativer Storytelling Workshop. Foto: Simone Naumann Fotografie

Woher kommt es, dass man nach ca. 8 Stunden Arbeitszeit, die in Meetings verbracht wurden, so ein Gefühl hat? Ganz einfach: die Inhalte, bzw. Ergebnisse stimmen nicht, oder die Rolle in den Terminen ist infrage zu stellen.

Das Ende der Meeting-Ära

Nach zwei besonders terminintensiven Wochen habe ich vor ca. 10 Monaten in meinem Einflussbereich, einer Business Unit mit 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 5 Teams, alle klassischen Meetings abgeschafft. Selbstverständlich treffen wir uns noch, aber nach anderen Regeln und in anderen Formen. Ich möchte diese mit Ihnen heute teilen, vielleicht gibt Ihnen das eine oder andere ja einen Impuls für Ihre eigene Arbeit.

The Daily/Weekly Stand-Up

Jeden Montag treffe ich mich morgens für maximal 15 Minuten mit meinen Teamleitern, im Stehen, im Eingangsbereich unserer Büros. Andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen gerne dabei stehen und zuhören. Jeder von uns nennt kurz die großen Themen der Woche, erinnert an Abwesenheiten und alle nennen am Ende des Termins ihr Auslastungsniveau für die Woche: grün, gelb oder rot. So wissen alle, ob die andere Person Unterstützung benötigt, oder ob in der Woche noch Luft für weitere Aufgaben existiert.

Täglich findet im Projektteam – wir entwickeln in agiler Entwicklung zwei große Portale – ebenfalls ein Stand-Up des Projektteams, geleitet des Scrum Masters (in der „agilen Welt“ wird so der Projektleiter genannt) statt, in dem die Aufgaben des Tages besprochen werden.

Workshops, Workshops, Workshops

Eine wundervolle und kreative Art, traditionelle Meetings abzulösen. Wir „workshoppen“ alles, das Sinn macht. Das sind größere Themen: Konzepte für externe Präsentationen, das Erarbeiten von Epics und Stories im Rahmen des Scrum Prozesses, Halbjahres- und Jahresreviews, Prioritäten-Sessions.

Was bringen Workshops?

Workshops sind relativ zeitintensiv, aber sie haben, wenn gut geführt, immer ein konkretes Ergebnis. Dieses und die erarbeiteten Inhalte halten wir in Confluence, einem Open Source Dokumentationssystem fest. In Workshops gibt es keine Hierarchien, jeder hat dasselbe Recht, sich einzubringen und es gibt – zumindest in dem Workshop Termin keine „Entscheidungen von oben“. Workshops helfen Menschen, ihre tägliche Aufgabe hinter sich zu lassen und „auf der grünen Wiese“ zu denken. Sie geben Energie weil es unmöglich ist, sich zurück zu lehnen und sich nicht zu beteiligen. Sie sind anstrengend, aber bisher bin ich nach diesen Terminen immer mit Elan aus dem Büro gegangen.

Wie workshoppt man?

Man bereitet sich vor. Das ist eigentlich für jedes Meeting wichtig, aber für Workshops auch aufgrund der benötigten Materialien unabdingbar. Workshops werden auch immer von einer Person geführt, es gibt also kein schweigendes Herumsitzen mit der stummen Frage „so, wieso sitzen wir jetzt nochmal hier?“

Ich möchte das gerne an einem Beispiel fest machen. Bei meinen Mitarbeitern sind unter anderem sogenannte „Post Mortem“ Workshops beliebt.

Meetingkultur und der "Post Mortem" Workshop.
Meetingkultur und der „Post Mortem“ Workshop.

 

„Post Mortem“-Workshops bieten sich für Situationen an, bei denen man große Themen oder Projekte angehen möchte, insbesondere dann, wenn man Sorge hat, wie diese durchzuführen oder zu leisten sind. Beim „Post Mortem“ stellt man sich gedanklich an das Ende der Umsetzung, dann wenn alles vorbei ist und überlegt, was passiert sein müsste, damit alles komplett schief gelaufen wäre.

Durch das direkte, spielerische und durchaus auch lustige „Vorplanen“ des Desasterfalls beschäftigen sich alle konzentriert mit einem Thema und Projekt und dürfen auch mal negativ und radikal denken, wichtig ist, danach die Resultate direkt in positive Workstreams oder Projektgrundregeln umzuwandeln. Das muss innerhalb der kommenden Tage geschehen, um das Moment nicht zu verlieren.

Dies dokumentieren wir entweder in Tickets/Aufgaben (in der Software JIRA) oder im oben genannten Confluence.

Lesetipp: Zu diesem Thema möchte ich gerne das Buch „Gamestorming“ empfehlen, das viele wunderbare und einfach durchzuführende Workshop-Methoden beschreibt.

Neben den Workshops und Stand-Ups gibt es Huddles (kurze inhaltliche Abstimmungen in kleineren Gruppen, maximal 15 Minuten) und Arbeitsmeetings (2 Personen idealerweise, nie mehr als 3), bei denen der Einladende immer Vorarbeiten leistet, Unterlagen vorliegen, die mit einem bestimmten Ziel durchgesprochen und weiterentwickelt werden (max. 1h).

Es gibt auch noch „normale“ Meetings

Im Umfeld meiner eigenen Business Unit gibt es noch „normale“ Meetings. Ich versuche, meine Teilnahme in diesen relevant zu gestalten, indem ich nach dem Ziel des Meetings, dem Inhalt und meiner Rolle frage, in den meisten Fällen sind diese Informationen in den Einladungen nicht ersichtlich.

Die Erfahrung der alternativen Methoden der Zusammenarbeit stammt aus einer Arbeitsmethode, die man agiles Arbeiten oder agile Entwicklung nennt. Wir verwenden die Scrum Methode.

Sollte dieser Artikel gefallen, dann zeige ich Ihnen in einem weiteren Beitrag gerne die Vorzüge dieser Arbeitsorganisation, sowie die Situationen, in denen sie sinnvoll anzuwenden sind, auf. Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar!

 

Nicola Breyer

Nicola Breyer leitet seit 18 Jahren die Expansion von Unternehmen in den Branchen Konsumgüter, Medien und Finanzdienstleistungen, entweder durch das Gründen von unternehmenseigenen Start-Ups, neuen Business Units oder dem Aufbau neuer, internationaler Märkte. Sie ist in Berlin geboren, hat aber viele Jahre in England, Irland, Frankreich und der Schweiz gelebt und gearbeitet. Neben ihrer beruflichen Tätigkeit beschäftigt sie sich mit agilen Organisationsformen, dem Führen von agil arbeitenden Teams und führt eine Studie über Digitalierungsoptionen in der Getränkeindustrie durch. Privat bloggt sie auf nicbreyer.com.
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Nicola Breyer

Nicola Breyer leitet seit 18 Jahren die Expansion von Unternehmen in den Branchen Konsumgüter, Medien und Finanzdienstleistungen, entweder durch das Gründen von unternehmenseigenen Start-Ups, neuen Business Units oder dem Aufbau neuer, internationaler Märkte. Sie ist in Berlin geboren, hat aber viele Jahre in England, Irland, Frankreich und der Schweiz gelebt und gearbeitet. Neben ihrer beruflichen Tätigkeit beschäftigt sie sich mit agilen Organisationsformen, dem Führen von agil arbeitenden Teams und führt eine Studie über Digitalierungsoptionen in der Getränkeindustrie durch. Privat bloggt sie auf nicbreyer.com.

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