Firmenevents erfolgreich gestalten Wie das Protokoll zu einem reibungslosen Veranstaltungsablauf beiträgt

Nach der Einführung in das Protokoll und seine Bedeutung für Sie als Agentur sowie der Vorstellung der wichtigsten Symbole und Rituale bei hochkarätigen Veranstaltungen erfahren Sie hier, wie Sie Firmenevents erfolgreich organisieren und wo Ihnen protokollarische Standards helfen können. Nutzen Sie als Agentur das Protokoll-Wissen und profitieren Sie davon für Ihre eigenen Angebote und Eventgestaltungen. Es lohnt sich!

Mit Events punkten

Sie planen eine Eröffnungsfeier, ein Firmenjubiläum, ein Branchentreffen, einen „Tag der offenen Tür“ oder einen runden Geburtstag? Unabhängig vom Anlass feiern Sie ein besonderes Ereignis – vielleicht ein einmaliges. Sie möchten mit Ihrem Event punkten und dabei Ihr Image und das Ihres Unternehmens stärken. Sie wollen sich und Ihr Unternehmen professionell präsentieren und bei Ihren Gästen nachhaltig in positiver Erinnerung bleiben.

Das Protokoll bildet dabei den richtigen Rahmen für offizielle und geschäftliche Anlässe. Seine Verantwortlichen unterstützen bei der Eventorganisation, der Gästebetreuung, dem zeitlichen Ablauf und dessen Einhaltung (ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor!).

Silke Freudenberg erläutert auch vor Ort, wie Sie mit Events punkten können Foto: Alexa Kirsch

Wie sieht der Spannungsbogen aus, wer begrüßt wen an welcher Stelle, wie ist die Rednerreihenfolge, an welchem Tisch wird mit dem Service begonnen, was sollte im Nachgang des Events beachtet werden … für diese und viele weitere Fragen steht das Protokoll zur Verfügung.

Drei Event-Phasen

Um Firmenevents erfolgreich zu gestalten, sollten drei Phasen beachtet werden: die Planung, Durchführung und Nachbereitung. Bei betrieblichen Veranstaltungen liegen hierfür oft Standardprozesse und Ablaufprogramme vor. Bei einmaligen Events, wie einem Firmenjubiläum, handelt es sich jedoch um eine besondere Veranstaltung, die als solche nach innen und außen wahrgenommen werden soll. Es empfiehlt sich daher, in allen Phasen diese Einmaligkeit zu betonen, das Protokoll zu beachten und dem Event damit eine individuelle Note zu geben.

 

1. Die Planung

Vorbereiteter Festsaal vor Eintreffen der Gäste

Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg einer Veranstaltung. Dabei gilt es, frühzeitig einige grundsätzliche Entscheidungen zu treffen. Sie sind eng miteinander verwoben und wirken sich auf alle organisatorischen Maßnahmen für den Event aus.

Es handelt sich um 10 Grundsatzentscheidungen:

  • Anlass und Ziel der Veranstaltung
  • Veranstaltungsform
  • Veranstaltungsort
  • Datum und Dauer der Veranstaltung
  • Budget
  • Bewirtung
  • Einladungsverfahren (Einladungsliste mit Gästekategorien, Zeitplan, Einladungsgestaltung)
  • Programmgestaltung unter Berücksichtigung einer guten Mischung aus Unterhaltung und Reden bzw. Unternehmensbeiträgen
  • Schnittstellenmanagement (mit interner oder externer Veranstaltungsleitung bzw. Regie)
  • Persönliche Vorbereitung auf den Anlass und die Gäste.

2. Durchführung

Festsaal mit Gästen und Showprogramm

Bei der Durchführung tragen sowohl die Gastgeber als auch die Gäste zum Gelingen und zur guten Atmosphäre bei. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen jedoch stets die Gäste und nicht die Gastgeber.

Vor diesem Hintergrund ist die Gästebetreuung von besonderer Bedeutung. Sie gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Gastgeber. Damit sie sich ganz ihrer Rolle und ihren Gästen widmen können, sollten sie genügend interne und externe Helfer einplanen. Protokoll-Verantwortliche unterstützen die Gastgeber und organisieren im Hintergrund, dass der Event reibungslos abläuft. Denn schon kleine Fehler oder Missgeschicke können für Störgefühle bei den Gästen oder Verschiebungen im Ablauf sorgen.

Hier finden Sie einige Beispiele, in denen das Protokoll beratend und persönlich bei einem Event Unterstützung bietet:

  • Schaffung der richtigen Atmosphäre, in der sich die Gäste oder Gesprächspartner wohl fühlen und die dem gastgebenden Unternehmen Ehre macht
  • Gästebegrüßung auf Augenhöhe mit protokollarisch korrekten Anreden
  • Vorstellung und Bekanntmachung der Gäste untereinander
  • Gästebegleitung während der Veranstaltung, mit besonderer Beachtung der VIP-Gäste
  • Proaktiver Smalltalk mit profundem Hintergrundwissen zum Anlass
  • Korrekte Platzierungen bei offiziellen Fotos, Sitz- und Tischordnungen
  • Programmablauf nach protokollarischen Standards, z.B. bei der Rednerreihenfolge
  • Einwandfreie Business-Etikette und guter Umgang bei Unvorhersehbarkeiten
  • Richtige Auswahl und Übergabeform von Gastgeschenken.

Dazu kümmern sich Protokoller um die Einhaltung des vorgesehenen Zeitplans, damit auch beim Gesamtablauf ein professionelles Image für die Veranstaltung gewährleistet wird.

Wichtig:

Beachten Sie, dass alle Beteiligten – Mitarbeiter, Künstler, Moderatoren, Agenturen, Fotografen, Servicekräfte, Techniker etc. – bei der Veranstaltung im Namen des gastgebenden Unternehmens auftreten und eine Rolle als Mit-Gastgeber einnehmen. Denn der Erfolg der Veranstaltung ist ein Team-Erfolg aller Mitwirkenden.

3. Nachbereitung

Häufig gehen intensive Überlegungen der Organisatoren von der Planung bis zur Durchführung der Veranstaltung. Damit jedoch die positive Wirkung eines erfolgreichen Events nicht mit dessen Ende abreißt, ist eine gute Nachbereitung wichtig. Diese geschieht nach dem bekannten Motto „Tue Gutes und rede darüber“.

So können Artikel und Fotos in firmeninternen und externen Medien erscheinen, die über die Veranstaltung berichten. Auch Briefsendungen mit Dankesworten werden oft nachträglich an Festredner, Gäste und Mitwirkende verschickt. Hinzu kommt, dass die Veranstaltung im späteren Austausch nachhaltig kommentiert und positiv besprochen wird.

Nach dem Event ist vor dem Event…

Austausch und Feedbackgespräch mit dem Organisationsteam Foto: Jürgen Schall

 

Am Ende ist idealerweise das anfangs aufgestellte Ziel des Anlasses erreicht und seine positive Nachhaltigkeit gewährleistet. Nun bewährt es sich in Hinblick auf nachfolgende Veranstaltungen, die Erfahrungen im Organisationsteam aufzuschreiben („lessons learned“) und anschließend sämtliche Unterlagen, Checklisten und Dateien zu aktualisieren, für die Zukunft aufzubereiten und zu archivieren.

Somit haben Sie nicht nur diesen Firmenevent erfolgreich gestaltet, sondern auch für die professionelle Vorbereitung der nächsten vorgesorgt!

Silke Freudenberg

Silke Freudenberg

Silke Freudenberg ist zertifizierte Protokoll-Managerin und seit über 15 Jahren in den Bereichen Eventmanagement, Protokoll, Etikette und moderne Umgangsformen tätig. Sie unterstützt bundesweit Firmen und Institutionen bei ihren hochkarätigen Veranstaltungen. Darüber hinaus hält sie Seminare und Vorträge. Sie ist Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und Dozentin der Protokoll-Akademie der DAA Hannover (https://daa-hannover.de/protokoll/).
Diese ist bundesweit die erste und einzige Fortbildungseinrichtung, die das Wissen über die professionelle Organisation von Veranstaltungen und offiziellen Begegnungen mit dem Wissen über nationale und internationale protokollarische Gepflogenheiten und Umgangsformen verbindet und vermittelt.
Silke Freudenberg

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Silke Freudenberg

Silke Freudenberg ist zertifizierte Protokoll-Managerin und seit über 15 Jahren in den Bereichen Eventmanagement, Protokoll, Etikette und moderne Umgangsformen tätig. Sie unterstützt bundesweit Firmen und Institutionen bei ihren hochkarätigen Veranstaltungen. Darüber hinaus hält sie Seminare und Vorträge. Sie ist Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und Dozentin der Protokoll-Akademie der DAA Hannover (https://daa-hannover.de/protokoll/). Diese ist bundesweit die erste und einzige Fortbildungseinrichtung, die das Wissen über die professionelle Organisation von Veranstaltungen und offiziellen Begegnungen mit dem Wissen über nationale und internationale protokollarische Gepflogenheiten und Umgangsformen verbindet und vermittelt.

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