Digitale Strategien und Cyber-Technologien für Events? Vier Tipps, wie Sie mit einer einfachen Digitalstrategie mehr aus Ihrer Veranstaltung herausholen!

Zukunftsmusik oder Realität: Neue Technik bietet neue Möglichkeiten.

Motto-Party, Sie kennen das. Spätestens bei Science Fiction tauchen Digitalität und Vernetzung auf. Macht es Sinn, diese Cyber-Technologien vielleicht grundsätzlich in seine Veranstaltungs-DNA zu integrieren?

Noch mal einen Schritt zurück. Optimale Ideengeber für eine optimale Form des Reisens sind Science-Fiction-Autoren. Beamen, Warp-Speed und Portieren sind Standard in diesem Genre. Große Dinge werden in affenartiger Geschwindigkeit zwischen entfernten Orten hin- und her bewegt. Die Idee ist da. Gäbe es heute eine glaubwürdige Technologie, mit der wir uns in Geschäftssitzungen hineinholographieren könnten, würden wir kaum noch um die halbe Welt fliegen, um an einer Sitzung oder einer Veranstaltung teilzunehmen? Das frisst nur Zeit und Ressourcen.

aron Gilinsky erklärt, wie er Storyhunter gegründet hat.
Jaron Gilinsky erklärt auf dem vocer Innovation Day, wie er Storyhunter gegründet hat.

Anders als beim Reisen ist die Entwicklung beim Transport von Informationen weit vorangeschritten. In den letzten zwanzig Jahren beschleunigte sich der Informationsversand von Bundespostgeschwindigkeit über faxen und mailen auf das Niveau Video-Chat.

Selbstverständlich auf mobilen Endgeräten – immer, überall, live und in Farbe.

Oder anders gefragt, wer würde heute noch in Hersteller von Faxgeräten investieren?

4 Tipps, wie Sie mit einer ganz einfachen Digitalstrategie mehr aus Ihrem Event herausholen!

In einer Zeit, in der Informationen fließen sind Sie als Veranstalter gefordert damit Schritt zu halten. Viele Veranstaltungsformate stehen heute in einem starken Wettbewerb. Entsprechend geht es darum Strahlkraft und Reichweite zu entwickeln, um in der Zielgruppe Relevanz vermitteln zu können. Akquise von Besuchern, Gewinnung von Sponsoren und die Wahrnehmbarkeit der Veranstaltung sind längst Themen, die das Geschäft dominieren. Ein guter Grund damit zu beginnen, mehr digitale DNA in Ihre Veranstaltungen einfließen zu lassen.

Vier einfach umzusetzende Tipps:

  1. Bekanntmachung der Veranstaltung

Die Ansprache von potenziellen Gästen ist bei Bezahlveranstaltungen unverzichtbar, aber auch im Bereich von Promotions ein Thema. Sie brauchen Reichweite für ihre Veranstaltungsinhalte. Dabei geht es nicht um Streuverluste, sondern um die Verbreitung relevanter Informationen in Ihrer Zielgruppe. Das bedeutet Informationen zielgruppengerecht aufzubereiten und zu verteilen. Dazu bietet es sich ganz oft an digitale Werbemöglichkeiten, wie bspw. Facebook-Ads zu nutzen. Wer neben einem gut besuchten Event große digitale Reichweiten aufweisen kann, der Profitiert davon auch bei der Suche nach Sponsoren.

  1. Digitales Gäste-Management

Wie viele Gäste kann ich zu meiner Veranstaltung erwarten, wie gestalte ich den Anmeldeprozess, evtl. sogar einen Zahlprozess? Wie können sich meine Gäste bereits im Vorfeld vernetzen? Diese Fragen lassen sich heute hervorragend digital lösen – hier seien als Anbieter bspw. Xing-Events oder Eventbrite genannt. Die klassische Anmeldung per Mail oder Fax ist von gestern. Transparente Einsicht in die Gästeliste in den allermeisten Fällen ein Zugewinn.

  1. Veranstaltungstechnik erweitern

Neben der klassischen Veranstaltungstechnik rücken neue Tools in das Bewusstsein. Das können Twitter-Walls sein in denen die Besucher die Möglichkeit haben Ihre Gedanken zu der Veranstaltung zu zeigen. Die gibt einem im besten Fall sogar eine Indikation in Echtzeit, falls mal etwas schief läuft. Man kann dann noch während der Veranstaltung reagieren, statt später nur davon zu hören. Ein weiterer Aspekt ist der Einsatz von Streamingdiensten. Bild und Ton Ihrer Veranstaltung werden damit in Echtzeit ins Internet übertragen. Klar, dass es dazu hervorragender Ton- und Videotechnik samt kompetentem Personalbedarf.

Live, mobil, interaktiv: wie Berichterstattung heutzutage geht. Workshop mit Daniel Bröckerhoff (ZDF heute+) auf dem VOCER Innovation Day 2015 im Spiegel-Haus Hamburg.
Live, mobil, interaktiv: wie Berichterstattung heutzutage geht. Workshop mit Daniel Bröckerhoff (ZDF heute+) auf dem VOCER Innovation Day 2015 im Spiegel-Haus Hamburg.

 

  1. Veranstaltungsdokumentation

Werden auf Ihrer Veranstaltung Vorträge angeboten, so gehört es heute eigentlich zum guten Ton die Folien im Anschluss an die Veranstaltung zum Download anzubieten. Das kann man über eigene Server lösen oder ganz öffentlich über Dienste, wie bspw. Slideshare. Ein weiterer Teil sind die gesprochene Informationen. Wenn Sie live streamen sollten, haben Sie den großen Vorteil dass Ihre Veranstaltung im gleichen Zug aufgezeichnet wird und später abrufbar ist. Damit öffnen Sie denen eine Tür, die nicht live bei Ihnen vor Ort sein konnten. Es ist aber auch ein wichtiger Aspekt, wenn neben Vorträgen auch das Thema Netzwerken in den Mittelpunkt der Veranstaltung rückt. Der Gast muss sich häufig entscheiden zwischen Gespräch oder Vortrag. Kann er den Vortrag nachsehen, steht einem ausgiebigen Gespräch nichts im Wege.

Fazit: Bereits mit ganz kleinen Schritten lassen sich heute digitale Aspekte im Veranstaltungsmanagement umsetzen. Natürlich macht das zusätzliche Arbeit und erfordert spezielles Wissen. Wer diesen Mehraufwand jedoch scheut wird es schwer haben weiter am Markt zu bestehen.

Roland Panter

Kommunikationsdienstleister bei rolandpanter.de
Roland Panter ist Kommunikationsdienstleister. Er übte nach einer Ausbildung zum Grafik-Designer Tätigkeiten als Art Direktor und Berater bei verschiedenen Hannoveraner Werbeagenturen aus. Ende der Neunziger Jahre hatte er erste professionelle Kontaktpunkte im Bereich der digitalen Kommunikation, unter anderem als Herausgeber und Chefredakteur von Germandots, dem ersten Online-Magazin für Gründer in Deutschland. Panter ist aktiver Netzwerker und außerdem Blogger für eigene und verschiedene Corporate Blogs. Seit vielen Jahren hält er regelmäßig Vorträge und ist Moderator auf Fachveranstaltungen wie bspw. der CeBIT.
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Roland Panter ist Kommunikationsdienstleister. Er übte nach einer Ausbildung zum Grafik-Designer Tätigkeiten als Art Direktor und Berater bei verschiedenen Hannoveraner Werbeagenturen aus. Ende der Neunziger Jahre hatte er erste professionelle Kontaktpunkte im Bereich der digitalen Kommunikation, unter anderem als Herausgeber und Chefredakteur von Germandots, dem ersten Online-Magazin für Gründer in Deutschland. Panter ist aktiver Netzwerker und außerdem Blogger für eigene und verschiedene Corporate Blogs. Seit vielen Jahren hält er regelmäßig Vorträge und ist Moderator auf Fachveranstaltungen wie bspw. der CeBIT.

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