Das Protokoll und die Welt der Agenturen Was versteht man unter Protokoll und welchen Mehrwert hat es für Agenturen?

Protokoll ist eine Chance für Sie als Agentur! Nutzen Sie das Wissen über protokollarische Abläufe und Besonderheiten bei hochrangigen Events als Alleinstellungsmerkmal. Berücksichtigen Sie es in Ihrem Angebot als spezielles Modul. Es kann Ihnen entscheidende Vorteile bei einem Pitch und der damit verbundenen Agenturauswahl durch den Kunden bringen.

Sie kennen das aus Ihrem täglichen Agenturleben: Nach einer erfolgreichen Eventakquise folgen Detailplanungen, die Koordination von Terminen, Ablaufplänen, Schnittstellen und das Teilnehmermanagement. Auf diese Weise garantieren Sie einen reibungslosen Veranstaltungsablauf – und damit die Zufriedenheit ihrer Kunden.

Hochkarätige Veranstaltungen erfordern Spezialwissen

Bei hochkarätigen Veranstaltungen jedoch – wie Festakten, Firmenjubiläen, großen Foren oder Zusammentreffen von Vertretern aus Wirtschaft und Politik – kommen oft zusätzliche, sensible und protokollarische Themen hinzu. Verletzte Empfindlichkeiten haben schon manchen Gast nachhaltig verärgert oder gar zur Beendigung einer Geschäftsbeziehung geführt. Das kann eine inkorrekte Anrede, eine unangemessene Betreuung oder ein falsches Placement sein. Solche Fälle passieren immer wieder – in Wirtschaft, Politik, Gesellschaft oder Kultur.

Hier ist Spezialwissen gefragt! Das Protokoll beschreibt die offiziellen Regeln im dienstlichen und geschäftlichen Umgang. Wer begrüßt wen an welcher Stelle, wie sind die Rangfolgen bei der Gästeliste, wie ist eine korrekte Anrede oder Sitzordnung… diese und viele weitere Fragen lassen sich im Protokoll erlernen.

Wertschätzende Atmosphäre vs. Fettnäpfchen

Ziel ist, Fehler der Akteure bei offiziellen Begegnungen zu verhindern und das Risiko für Fettnäpfchen gegen Null zu fahren. Dabei geht es auch um den Schutz der Personen in ihrer Rolle und hierarchischen Stellung. Durch die protokollarischen Regeln und das korrekte Handeln entsteht eine vertrauensvolle, souveräne und wertschätzende Atmosphäre. Manchmal werden das Protokoll und die sogenannte Business-Etikette miteinander vermischt. Klar ist jedoch: Das Protokoll kümmert sich um den Rahmen und Ablauf einer Veranstaltung … nicht aber um die Umgangsformen oder Tischmanieren der einzelnen Gäste oder Gastgeber!

Wer begrüßt wen an welcher Stelle? Das Protokoll gibt Antworten.

Nutzen Sie diese Chance!

Meiner Meinung nach ist das Protokoll-Wissen ein absoluter Mehrwert für Agenturen. Ganz besonders im Event- und Catering-Bereich. Bei hochkarätigen Veranstaltungen können Sie sich ausgebildete und erfahrene Protokollmanager an Ihre Seite holen. Oder Sie nutzen die Chance, in Ihrer Agentur das entsprechende Knowhow langfristig aufzubauen und sich so ein besonderes Herausstellungsmerkmal gegenüber der Konkurrenz anzueignen.

Mit Protokoll-Wissen erreichen Sie eine Win-Win-Situation für alle Seiten: Einerseits unterstützen Sie Ihre Kunden bei deren professionellen Auftritten, geben ihnen Sicherheit und Souveränität. Andererseits haben Sie als Agentur den Vorteil, dieses Spezialwissen als weiteres Modul in ihrem Leistungskatalog aufzunehmen – mit den entsprechenden zusätzlichen Angebotsmöglichkeiten.

Nur wenige Agenturen kennen sich bislang damit aus

Meine langjährige Erfahrung im Eventbereich zeigt, dass bisher nur wenige Agenturen die Bedeutung protokollarischen Wissens für sich erkannt haben. Diejenigen aber, die das Wissen nutzen, schreiben dem Protokoll eine positive Bedeutung für ihre Kundenbeziehungen und ihr Geschäft nach.

Inhalte der Blogserie „Protokoll“

Überzeugt davon, dass das Protokoll für Sie als Agentur einen gewinnbringenden Mehrwert darstellt, haben wir diese Blogserie ins Leben gerufen. Schon heute geben wir Ihnen einen Vorgeschmack auf einige der Themen, die wir Ihnen in den nächsten Monaten vorstellen werden:

  1. Gestaltung des Ablaufs nach protokollarischen Kriterien
  2. Symbole und Rituale im Protokoll
  3. Erstellung von Rangfolgen in der Gästeliste
  4. Protokollarisch korrekte Begrüßungsformen, Anreden und Anschriften
  5. Placement (Tisch- und Sitzordnungen) nach protokollarischen Standards
  6. Die richtige Platzierung bei offiziellen Fotos

Im Rahmen meiner Tätigkeit im Protokoll-Bereich durfte ich viele Experten kennenlernen, deren Statements ich in die Blogserie einbinden werde. Ein wichtiger Kooperationspartner und eine Kapazität im Bereich des Protokolls ist Alexander Freiherr von Fircks.

Alexander Freiherr von Fircks  gründete 2005 die Protokoll-Akademie in Hannover gemeinsam mit der Deutschen Angestellten-Akademie (DAA). Davor war er über zehn Jahre Leiter des Protokolls Inland bei der Bundesregierung, bevor er zum Protokollchef der Weltausstellung EXPO 2000 berufen wurde. Er ist Gründungsmitglied des Deutschen Knigge-Rats sowie Mitglied im Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI).

Zum Protokoll und der Welt der Agenturen sagt Herr von Fircks:

„Die Ansprüche an Form und Inhalt von Events sind extrem gewachsen. Kein Wunder: Geschäftlich hängt viel vom Ablauf einer Veranstaltung ab, manchmal alles – Akzeptanz oder Ablehnung, Durchbruch oder Absturz, Erfolg oder Misserfolg.
Hochkarätige Veranstaltungen verlangen organisatorische und protokollarische Kenntnisse und Fähigkeiten auf hohem professionellem Niveau. Eine hilfreiche Partnerschaft ist hier: Protokoll und Event-Agentur. Protokoller können bei umfangreichen Events mit Knowhow unterstützen. Oder die Agentur ergänzt ihr Wissen über protokollarische Regeln und Rituale und bietet sozusagen „alles aus einer Hand“.“

Klein aber oho: Die Schweiz Ein Vorbild in Sachen Nachhaltigkeit

Die Schweizer bezeichnen sich gern selbst als Weltmeister der Nachhaltigkeit. Zwei Drittel der Schweizer Energie werden aus erneuerbaren Quellen gewonnen, vor allem aus Wasserkraft. Zudem verfolgt die Schweiz ein konsequentes Recyclingprogramm und verfügt unter anderem über strenge Abgasvorschriften und strenge Auflagen bei Bauprojekten. Im Environmental Performance Index (EPI), welcher Länder hinsichtlich des Schutzes von Ökosystemen und der Gesundheit der Menschen beurteilt,  ist die Schweiz stets unter den Besten weltweit anzutreffen.

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FAMAB NEW TALENT AWARD 2017 5 Fragen an Freddy Justen

Am 30. Mai zeichnet der FAMAB NEW TALENT AWARD zum 5. Mal die besten Nachwuchstalente der Branche aus. In einem mehrstufigen Wettbewerb batteln sich die Teilnehmer in den Bereichen ARCHITECTURE und EVENT ins Finale und versuchen, die hochkarätige Jury und das Publikum von ihren Ideen zu überzeugen. Dieses Jahr als Jurymitglied dabei – Freddy Justen, Mitbegründer und Geschäftsführer der D’art Design Gruppe in Neuss.

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Die CSR-Richtlinie ist da! Sie betrifft alle – auf unterschiedliche Weise

„Nachhaltigkeit entwickelt sich von einer „Nice-to-have“-Option zu einem harten „Must-have“-Standard!“ waren die Eröffnungsworte beim FAMAB-Sustainability Summit 2017 von Jörn Huber, dem Vorstandsvorsitzenden des FAMAB Kommunikationsverband e.V.

Nun ist es Fakt: Das Gesetz zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten wurde am 09.03.2017 im Bundestag beschlossen und am 31. März im Bundesrat offiziell verabschiedet.

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Erlebnisse vom Feinsten Ein weiteres Kapitel in „Digital vs. Face-to-Face“

Sie lesen viel zum Thema Marketing? Dann sind Sie um den Begriff „Generation Y“ natürlich nicht herumgekommen. Kundenbedürfnisse ändern sich stetig, wir haben es immer wieder mit neuen Trends zu tun. Die rasanten technologischen Entwicklungen haben in den letzten Jahren ihr Übriges getan und einen beträchtlichen Beitrag zu den Bedürfnissen der Menschen geleistet. 

Grundbedürfnis Nr. 1: Internetzugang

Deshalb ist es so spannend, was gerade passiert: Wir haben es mit vielen jungen Menschen zu tun, die permanent online sind und für die das Smartphone auf dem Nachttisch zur Normalität geworden ist. Eine fehlende Internetverbindung frisst einen Riesen-Krater in ihre Bedürfnispyramide und ist nicht ohne weiteres hinzunehmen.

Diese vom Smartphone abhängige „Generation Y“ hat es nicht nur der Live- und Messebranche angetan, denn die veränderten Bedürfnisse wollen verstanden und bedient werden. Der starke Bezug zu mobiler Technologie und die Normalität des „Onlineseins“ prägen das Verhalten der jungen Menschen nachhaltig. Für die Messe-, Live- und Marketingbranche eröffnen die neuen Denkstrukturen, Verhaltensweisen und Einstellungen jedoch vollkommen neue Möglichkeiten.

Eine Flut an Informationen

Die niederländische Sozialwissenschaftlerin und Verhaltensforscherin Tessa van Asselt hat vor einiger Zeit eine Studie durchgeführt, in der sie sich mit den Besonderheiten der Generation Y auseinandersetzte. Sie kam unter anderem zu dem Ergebnis, dass 93% der Millennials, wie sie gerne betitelt werden, ihr Smartphone sogar mit ins Bett nehmen. Es handelt sich also um mehr als einen täglichen Begleiter, denn die Nutzung des Smartphones nimmt viel Zeit ein. Ständig werden Inhalte konsumiert – nach dem Aufwachen, in der Straßenbahn, in den Pausen, nach Feierabend…. bis zum Schlafengehen! Wer dauernd online ist, führt sich immens viele Meinungen und Bilder zu Gemüte. Wie fühlen sich also die Millennials bei dieser enormen Informationsflut?

Das Übermaß an Inhalten kann für Verwirrung sorgen. Viele junge Menschen stellen sich die Frage, wie sie die Welt zu einem besseren Ort machen können. Inmitten von politischen Unsicherheiten und Angst ist das keine ungewöhnliche Entwicklung. Bei ihrer Befragung konnte Tessa van Asselt feststellen, dass „Millennials“ an aktiver Teilnahme am Weltgeschehen interessiert sind. Ihre Arbeit suchen sie oft in Unternehmen, hinter deren Produkten sie stehen und die sie auch als moralisch vertretbar empfinden.

Das Smartphone als täglicher Begleiter

In Erlebnisse investieren

Das Interessante für die Live-Branche: Eigentum rückt oft in den Hintergrund. Viel wichtiger für die jungen Menschen sind Erlebnisse oder Abenteuer. Konkret bedeutet das, dass sie eher in einen teuren Erlebnisurlaub oder in ein Event investieren als in einen materiellen Gegenstand wie z.B. ein Auto. Doch wer ein „Erlebnis“ fordert, erwartet auch viel davon.

Ähnlich sieht es mit Live Events oder Messen aus. Als Besucher sind die Millennials anspruchsvoller. Was imponiert ihnen schon? Sie möchten eintauchen in Erfahrungen, lernen, mitreden und mitgestalten. Workshops, Diskussionsrunden und informelle Meetings wie Barcamps sind infolgedessen sehr beliebt.

Die Foodies machen’s vor

Es gibt fabelhafte Praxisbeispiele für diese Entwicklungen in der Foodblogger-Szene. Neben den beliebten Slow-Food-Messen gibt es zahlreiche Camps und Workshops, die parallel zu größeren Events angeboten werden oder an zusätzlichen Terminen stattfinden. Dabei sind Hands-On-Workshops ein wichtiger Bestandteil der Events. Sei es der Wurst-Workshop, das Tee-Seminar oder die Weinverköstigung: Kulinarisches Erleben, Lernen und Austauschen werden großgeschrieben – weil sie eben nicht ausschließlich digital stattfinden können.

Natürlich sind Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest und Snapchat großartige Medien, um die Reichweite der Blogger zu vergrößern und Inhalte zur Verfügung zu stellen. Wer fotografiert das Essen am ästhetischsten? Wer hat die ausgefallensten, authentischsten, gesündesten oder ausgewogensten Rezepte? Welche Blogs sind die besten für Veganer? Es gibt wohl kaum eine aktivere Szene auf Social Media als die „Foodies“ und Lifestyle-Köche. Aber die soziale Komponente, das menschliche Zusammentreffen? Die werden auch weiterhin auf echten Events stattfinden.

Wer macht die besten Food-Pics?

Events: Die treuen Wegbegleiter im Marketing

Und genau das macht Events so einzigartig. Sie ergänzen das digitale Marketing. In ihrer Rolle sind sie der „treue“ Wegbegleiter, der sich weiterentwickelt und anpasst, niemals jedoch verdrängt wird.

Einige Tipps für zeitgemäße informelle Meetings und Barcamps:

  • Icebreaker einplanen, damit die Teilnehmer sich gleich kennenlernen und Schüchternheit abbauen, z.B. während einer Vorstellungsrunde beim gemeinsamen Begrüßungssnack oder Frühstück
  • Keine starre Tagesordnung planen, sondern den Ablauf und die Themen direkt morgens in der Runde zusammen erstellen
  • Praxisrunden und Workshops als zentrale Elemente anbieten: Zusammen etwas erarbeiten, von Profis lernen und selbst mitgestalten – der Lerneffekt als „Erlebnis“ eben

FAZIT

Ob Sie nun Konzepte für Events erstellen, im digitalen Marketing arbeiten, Messen organisieren, den Firmenstand auf der nächsten Branchenmesse planen oder einfach gerne mit Marketingprofis feiern gehen, weil das nun einmal die lustigsten Partygesellen sind, Sie sollten das Schlagwort „ERLEBNIS“ auf Ihr Whiteboard schreiben (am besten in Großbuchstaben).